Organiseerimine

Organiseerimine on elementide ümberreastamine, järgides üht või mitut reeglit. Seda võib vaadelda ka kui vastupidist tegevust segaduse tekitamisele.

Organisatsioonid on inimeste grupid, kes sageli proovivad organiseerida mingit kindlat teemat, näiteks poliitikat. Seega, isegi kui organiseerimist saab vaadelda lihtsa definitsiooni alusel, võib see muutuda sama keeruliseks kui informatsiooni ülemaailmne organiseerimine.

Ajalooliselt on inimesed alati püüdnud end organiseerida. Religioon on seda teinud raamatute ja suulise sõna kaudu, teadus ajakirjade ja uurimuste abil või mistahes muul viisil. Informatsiooni organiseerimise katse on ka kirjutada ideedest raamatus, ilma et neist oleks kellegagi räägitud, kuid püüdes neid spetsiifiliselt kataloogida.

Organiseerimine on firmade vaatepunktist juhtimise funktsioon, mis tavaliselt järgneb plaanimisele. See sisaldab endas ülesannete määratlemist, ülesannete grupeerimist osakondadesse ja volituste määramist ning ressursside paigutamist kogu organisatsioonis.

Struktuur

Struktuur on raamistik, kus organisatsioon defineerib ülesannete jaotamise, ressursside kasutamise ning osakondade koordineerimise.

1. Isikutele ja osakondadele määratud ametlike ülesannete kogum.
2. Ametliku teavitamise suhted, sealhulgas käsuliinid, otsuste eest vastutamine, mitmed hierarhilised tasandid ning juhtide kontrolli haare.
3. Süsteemide ülesehitus, mis tagab töötajate efektiivse koordineerimise osakondade vahel.

Töö spetsialiseerimine

• Määr, milleni organisatsioonilised ülesanded jaotatakse üksiktöödeks. Tuntud ka kui tööjaotus. 
• Liigne spetsialiseerumine toob kaasa töötajate isoleerituse, nad teevad ainult ühte väikest ja tüütut tööd. 
• Paljud organisatsioonid laiendavad tööülesandeid, et pakkuda suuremaid väljakutseid või anda roteeruvaid ülesandeid.

Käsuliin

• Katkematu käsuliin, mis ühendab kõik organisatsiooni töötajad ning määrab, kes kellele aru annab.
  - Käsu ühtsus – töötaja on vastutav ainult ühe ülemuse ees.
  - Hierarhia printsiip – selgelt defineeritud käsuliin organisatsioonis, mis hõlmab kõiki töötajaid.

Volitus, vastutus ja aruandekohustus

• Volitus – juhi ametlik ja seadusepärane õigus teha otsuseid, anda käske ning määrata ressursse organisatsiooni soovitud tulemuste saavutamiseks. 
• Vastutus – kohustus täita töötajale määratud ülesanne või teha ära talle määratud töö. 
• Aruandekohustus – töötajad, kel on vastavad volitused ja vastutus, peavad aru andma ja põhjendama oma töö tulemit nendest käsuliinis kõrgemal asuvatele töötajatele.

Delegeerimine

• Protsessi juhid delegeerivad volitusi ning vastutust hierarhias endast madalamal asuvatele töötajatele. 
• Tänapäeval on organisatsioonidel tendents julgustada delegeerimist kõrgeimalt tasemelt võimalikult madalale. 
• See võib suurendada paindlikkust klientide soovidele vastutulemisel ning kohanemisel konkurentsitihedas keskkonnas. 
• Juhid põrkuvad sageli kokku delegeerimise raskustega.

Rivi- ja staabivolitus

• Rivivolitus – juhtivatel positsioonidel asuvatel isikutel on ametlik õigus oma alluvaid vahetult juhtida ja kontrollida. 
• Staabivolitus – on antud spetsialistidele nende endi kompetentsi vallas. See on kitsam kui rivivolitus, sisaldab õigust anda nõu, soovitusi ning konsulteerida vastavas kompetentsivaldkonnas. See on kommunikatsioonisuhe juhtkonnaga.

Juhtimisulatus

Faktorid, mis mõjutavad juhtimise laiemat ulatust:

1. Alluvate töö on stabiilne ja rutiinne.
2. Alluvad täidavad sarnaseid tööülesandeid.
3. Alluvad on koondatud ühte asukohta.
4. Alluvad on haritud ning vajavad tööülesannete täitmisel vähe suunamist.
5. Saadaval on tööülesandeid selgitavad reeglid ja metoodikad.
6. Juhtidele on kättesaadaval tugisüsteemid ja -personal.
7. Järelevalvega mitteseotud tegevustele, näiteks koordineerimine teiste osakondadega või plaanimine, pühendatakse vähe aega.
8. Juhtide isiklikud eelistused ja stiil soosivad laiemat haaret.

Pikk versus lame struktuur

• Pikk – seda juhtimisstruktuuri iseloomustab suhteliselt kitsas juhatus ning suur arv hierarhilisi tasandeid. Tihe kontroll. 
• Lame – seda juhtimisstruktuuri iseloomustab küllaltki väike hierarhiliste tasandite arv. Vabam kontroll. Lihtsustab volituste andmist.

Tsentraliseerimine, detsentraliseerimine ja formaliseerimine

• Tsentralisatsioon – otsustava võimu paiknemine organisatsiooniliste tasandite ülaosas. 
• Detsentralisatsioon – otsustava võimu paiknemine organisatsiooniliste tasandite alaosas. 
• Formalisatsioon – töötajate suunamiseks ja juhendamiseks kasutatav kirjalik dokumentatsioon.

Allüksusteks jaotamine

Allüksusteks jaotamine – alus, mille põhjal jagatakse töötajad osakondadesse ning osakonnad organisatsioonidesse.
Võimalikud lähenemised on:

1. Funktsionaalne – ühtsed oskused ja tööülesanded.
2. Divisjoniline – ühtne toode, programm või geograafiline paiknemine.
3. Maatriks – funktsionaalse ja jaotusliku lähenemise kombinatsioon.
4. Meeskondlik – kindlate ülesannete täitmiseks.
5. Võrgustik – osakonnad on keskseid funktsioone määrates iseseisvad.

Organiseerimise tähtsus

• Organisatsioonid seisavad tihti probleemi ees, kuidas organiseerida, iseäranis uue strateegia väljaarendamisel.• Organisatsioonid seisavad tihti probleemi ees, kuidas organiseerida, iseäranis uue strateegia väljaarendamisel.
• Muutuvad turutingimused ja uued tehnoloogiad nõuavad muudatusi. 
• Organisatsioonid taotlevad efektiivsemaks muutumist, parandades organiseerimist.

Viited

„Organizing from the Inside Out”, Julie Morgenstern, Owl Books 1998
„Eliminate Chaos...The 10-Step Process to Organize Your Home & Life”, Laura Leist, Sasquatch Books 2006

Lühendatult wikipedia.com-ist.