Ajakorraldus

Copy
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.

Ajakorraldus (ajajuhtimine) sisaldab aja planeerimise vahendeid või tehnikaid, tavaliselt sooviga suurendada isikliku ja tööalase ajakasutuse efektiivsust. Neid käsitlevad paljud raamatud, seminarid ja kursused, mis võivad anda ka vastukäivat nõu. Ajakorralduse strateegiate üldine nimetaja on tööde loend, prioriteetide asetamine ja eesmärkide haldus. Mõned ajakorralduse strateegiate tuntuimad näited on seotud haldustoodete kindlate suundadega.

Isiklik ajakorraldus on eneseohjamise viis. Firma tingimustes võimaldab ajakorralduse tarkvara töötajaid kontrollida, hõlbustada töö koordineerimist ning suurendada töötajate vastutust.

Aja planeerimine ning tööde loendi koostamine võtab samuti aega ning ka seda on vaja planeerida. Seda ajakorralduse tahku on kõige enam kritiseeritud.

Ajakorralduse strateegiad seonduvad tavaliselt eesmärkide püstitamise soovitusega. Need eesmärgid pannakse kirja ning jaotatakse projektiks, tegevusplaaniks või lihtsaks tööde loeteluks. Tööde loetelu üksikutele punktidele asetatakse prioriteedid ning tähtajad. Selle tulemuseks on igapäevane tööde nimekiri. Mõned autorid soovitavad päevaplaani asemele nädalaplaani.

Ülesannete loend

Ülesannete loend on nimekiri tegemist vajavatest töödest, näiteks projekti lõpetamise sammud. Tegu on inventuurivahendiga, mis on alternatiiviks mälule.

Ülesannete loendit kasutatakse näiteks enesejuhtimises, ostunimekirjades, ärijuhtimises, projektijuhtimises ning tarkvaraarenduses. Tööde nimekirju võib olla rohkem kui üks.

Traditsiooniline meetod on kirjutada tegemist vajavad tööd pastaka või pliiatsiga paberile, tavaliselt märkmikku või pabertahvlile. Tänapäeval on saadaval mitmeid võrdväärseid tarkvaravariante ning paljud tuntud e-posti vahendajad pakuvad nimekirjarakendusi ja elektronmärkmikke. Samuti on olemas mitmeid veebipõhiseid ülesannete loendeid, enamik neist on saadaval tasuta.

Ülesannete loend on tihti järjestatud. Lihtsaim järjestatud süsteem hõlmab üldist tööde nimekirja või ülesandeid sisaldavat faili, kus on kirjas kõik need ülesanded, mida on vaja täita, ning igapäevaste ülesannete nimekirja, mis koostatakse iga päeva jaoks, kandes sinna ülesandeid üldisest loendist.

Ülesannete loendid on tihti järjestatud prioriteetide alusel:

  • Esimene ABC prioriteedisüsteemi tutvustaja oli Alan Lakein. Tema süsteemis tähistas A tähtsamaid (A-1 on kõige tähtsam selles grupis), B vähem tähtsaid ning C kõige vähem tähtsaid ülesandeid. 
  • ABC meetodi[¹] ühe rakendamise viisina tehakse A-tööd päeva jooksul, B-tööd nädala jooksul ja C-tööd kuu aja jooksul. 
  • Igapäevaste ülesannete (1 – kõrgeim prioriteet) järjestamiseks prioriteetide järgi reastatakse ülesanded kas kõrgeima prioriteetsuse järjekorras või määratakse neile järjekorranumber, mis näitab, millises järjekorras tuleb töid teha. Viimane meetod on üldiselt kiirem, võimaldades ülesandeid kiiremini märgistada.

Tarkvararakendused

Moodsad ülesannete loendi rakendused võivad sisaldada varem määratletud tööde hierarhiat (ülesanded koosnevad alamülesannetest, mis võivad omakorda sisaldada alamülesandeid), toetada mitmeid tööde nimekirjade filtreerimise ja järjestamise meetodeid ning võimaldada määrata igale ülesande tarvis vajaliku märkmete mahu.

Ülesannete loendi rakendusi peetakse hõlpsaks isikliku info haldamise või projektihaldamise tarkvaraks.

Ülesannete loendi sünonüümiks on ka protsesside loend ehk arvuti sooritatavate programmi protsesside loend.

Takistused

  • Hirm muutuste ees. Muutus võib olla hirmutav ning inimesed võivad karta muuta seda, mis on seni hästi töötanud.
  • Ebakindlus. Isegi kui muutused on vältimatud, ei teata alati, kust peale hakata. Ebakindlus, millal või kuidas muudatusi ellu viia, võib osutuda oluliseks pärssivaks teguriks. 
  • Ajapuudus. Aja säästmiseks tuleb aega investeerida ning see võib anda põhjust muretseda. Sagedane takistus on kartus, et muutmine nõuab alguses palju tööd. 
  • Tahtejõu puudumine. Miks muuta, kui see pole tegelikult vajalik? Tahte puudumine on suurim probleem.

Stimulaatorid

  • Suurem efektiivsus. Inimene võib tunda, et töö tegemiseks ja kohustuste efektiivsemaks täitmiseks tuleb võtta rohkem aega. 
  • Soorituse parandamine. Ajakorraldus on teema, mis kerkib tihti arenguvestlustel või ülevaatekoosolekutel. 
  • Isiklik areng. Uut ajakorraldust saab vaadelda ka kui isiklikku arengut ning sellest kasu lõigata nii tööl kui ka kodus. 
  • Suurem vastutus. Muudatus ajakorralduses võib osutuda vajalikuks pärast ametikõrgendust või lisakohustuste saamist. Kuna sama ajaga on vaja sooritada rohkem tööülesandeid, peab midagi muutma.

Loendite järgimine

  • Sandberg[²] on seisukohal, et loendid “ei ole sellised produktiivsuse võtmed, nagu neid on üles puhutud”. Tema hinnangul “kulutab hinnanguliselt 30% loendite koostajaid rohkem aega loenditele kui nendes sisalduvatele tööülesannetele”. 
  • Loendeid paneb koostama edasilükkamise soov: planeerimist edasi lükates välditakse neid töid, mis tuleks kohe ära teha – luuakse endale illusioon, et valmistutaksegi rahulikult nende tegemiseks. See on sarnane analüüsi paralüüsiga. Nagu mistahes tegevuse puhul, on siin asi nõrgenevas tagasisides. Et ülesannete süsteem oleks tõhus, peab kasutaja seda mõistma, vältima edasilükkamist ning keskenduma ülesannete lõpetamisele.

Jäik järgimine

  • Hendrickson nendib,[³] et ülesannete loendite jäik järgimine võib tekitada “loendi türannia”, mis sunnib inimest “raiskama aega ebaolulisele”. 
  • Ka siin on tegemist nõrgeneva tagasisidega, kuid ülesande suunal. Süsteemi toimimiseks tuleb midagi pidada iseenesestmõistetavaks. Selle asemel et kirjutada üles ”koristada köök”, “koristada magamistuba” ja “koristada vannituba”, on mõttekam kirjutada ”koristada kodu” ning säästa kirjutamisele kuluvat aega ning vähendada süsteemi administratiivset koormust (iga süsteemi sisestatud ülesanne tähendab lisaks ülesande täitmisele ka kulutusi ajas ja selle haldamises). Kuid risk seisneb selles, et “koristada kodu” võib selles näites olla liiga vabalt defineeritud, mis võib suurendada kas sellega venitamist või tingida projekti väärjuhtimist. 
  • Tavaliste ülesannete loetlemine raiskab aega. Kui teil on harjumus iga päev hambaid harjata, pole mõtet seda ülesannete loetellu märkida. Sama kehtib ka voodist tõusmise, söögitegemise ja muu säärase kohta. Kui teil on vajadus ka tavaülesandeid järgida, siis võib olla kasulik standardloetelu või graafik, et vältida nende komponentide korduvat käsitsi ülekirjutamist. 
  • Paindlikkuse tagamiseks peab ülesannete süsteem võimaldama muutusi, et ootamatuste või avanenud võimaluste korral oleks võimalik ülesandeid reorganiseerida, säästes nii vähem vajalikele ülesannetele kuluvat aega. 
  • Ebamajandusliku süsteemi vältimiseks peab ajakava sisaldama ka regulaarset (igal kuul, kaks korda või kord aastas) planeerimise ja süsteemi hindamise sessiooni, et praakida välja ebaefektiivne ning tagada, et kasutaja liigub selles suunas, kuhu ta tegelikult soovib jõuda. 
  • Kui pikaajaliste eesmärkide saavutamisele ei kulutata regulaarselt aega, võib inimene takerduda igapäevaste ülesannete või lühiajaliste plaanide võrku, näiteks jääda mingit tööd tegema oluliselt kauemaks, kui algselt planeeritud.

Ajakorralduse neli põlvkonda

Stephen R. Covey pakub välja sadade ajakorralduse käsitluste kategoriseerimise skeemi.

Esimene põlvkond: meeldetuletajad

Teine põlvkond: planeerimine ja ettevalmistamine

Teise põlvkonna inimesed kasutavad kalendreid ja märkmikke. Nad märgivad üles, millal ja kus kohtumised toimuvad, tähendavad üles tähtajad. Vahel tehakse seda arvutis. Vastupidiselt esimesele põlvkonnale teine põlvkond planeerib, valmistab ette ja lepib kokku oma edaspidiseid kohtumisi ning püstitab eesmärke. See aga aitab säästa nende aega.

Kolmas põlvkond: planeerimine, prioriteetide määramine, kontrollimine
Kolmanda põlvkonna ajakorraldajad seavad prioriteedid paika iga päev. Nad kasutavad päevaplaani üksikasjalikke vorme kas arvutis või paberkandjal. See lähenemine eeldab ajakulu väärtushinnangute ja prioriteetide väljaselgitamiseks.

Neljas põlvkond: efektiivne ja proaktiivne
Stephen R. Covey viitab enda lähenemises raamatus „First Things First” (“Esmatähtis esikohale”) neljanda generatsiooni ajahaldusele ning rõhutab erinevust pakilisuse ja planeerimise tähtsuse vahel. Näiteks: mõned inimesed veedavad kogu elu, ilma et neil oleks aega olulistele asjadele (nagu ajaveetmine lastega enne, kui nad suureks on kasvanud), sest see pole kunagi olnud pakiline. Tuumaks on mitte ignoreerida pakilisi asju, vaid tegeleda oluliste asjadega, mitte lasta neil pakilisteks paisuda.

Pakilisus võib olla petlik. See võib näidata ebaolulisi asju olulistena. Aja leidmine olulisele võib tähendada vähem aega vähemolulise jaoks ning seda olenemata viimase pakilisusest.

Prioriteetide seadmise praktikad

ABC analüüs
Ärijuhtimises pikka aega kasutatud tehnika on laialdase informatsiooni gruppidesse jagamine. Neid gruppe märgistatakse tihti kui A, B ja C – sellest ka nimetus. Kõrgeima prioriteediga ülesanded klassifitseeritakse kui A, madalaimaga kui C. ABC analüüs võib vaadelda enam kui kolme gruppi. ABC analüüs ühendatakse tihti Pareto analüüsiga.

Pareto analüüs
Idee kohaselt saab 80% ülesannetest täita 20% käsutuses oleva ajaga. Ülejäänud 20%-le ülesannetest kulub 80% ajast. Seda printsiipi kasutatakse ülesannete jaotamisel kahte ossa. Pareto analüüsi kohaselt soovitatakse, et esimesse kategooriasse kuuluksid prioriteetsemad ülesanded.

80-20 reeglit saab kasutada ka tootlikkuse suurendamiseks: eeldatakse, et 80% tootlikkusest saavutatakse, täites 20% ülesannetest. Kui ajakorralduse eesmärk on tootlikkus, tuleks nendele ülesannetele määrata kõrgem prioriteet.

Sobivus
Kontseptsioon on lihtne, kuid sügavmõtteline. Peaasjalikult on sobivus ülesande ühildumine parasjagu olemasolevate ressurssidega (asukoht, finantsinvesteering, aeg jne). Tihti on inimesed kammitsetud väliselt kontrollitud graafikute, asukohtade ja muuga, ning sobivus võimaldab suurendada produktiivsust nendes etteantud raamides. Näiteks kui tööajas tekib 15minutiline paus, on efektiivsem selle jooksul lõpetada ülesanne, millele kulub 15 minutit, mitte see, millele kuluks 5. Samuti poleks mõistlik alustada ülesandega, millele kulub aega 4 nädalat. See kontseptsioon rakendub ka päevaajale: vaba aeg hommikul kell 7 on efektiivsemalt kasutatav raamatu lugemiseks kui trummimängu õppimiseks. Samuti käib see koha kohta: vaba aega kodus kasutatakse teisiti kui vaba aega töökohal, linnas jne.

POSECi meetod
POSEC on akronüüm ingliskeelsest mõistest Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing (prioritiseeri organiseerimise, tõhustamise, säästlikkuse ja soodustamise kaudu).

See meetod annab aluse, mis rõhutab tavalise isiku vahetut emotsionaalse ja majandusliku turvalisuse tunnet. Selle kohaselt suudab inimene paremini täita kollektiivi kohustusi, kui ta pöörab esmast tähelepanu oma kohustustele.

Akronüümis peitub enese realiseerimise hierarhia, mis peegeldab Abraham Maslow’ vajaduste hierarhiat.

1. P – PRIORITIZE – prioritiseerige enda aega ja defineerige selle järgi oma elueesmärgid.
2. O – ORGANIZING – organiseerige asju, mida te peate regulaarselt tegema, et edukas olla (perekond ja finantsid).
3. S – STREAMLINING – tõhustage tegevusi, mis teile ei meeldi, kuid mida te olete sunnitud tegema (töö ja tüütud toimingud).
4. E – ECONOMIZING – säästke toimingutelt, mida te peate tegema või mida teile meeldib teha, kuid mis pole pakilised (hobid ja sotsiaalne suhtlemine).
5. C – CONTRIBUTING soodustage, pöörates tähelepanu nendele vähestele asjadele, mis toovad vaheldust (sotsiaalsed kohustused).

Eisenhoweri meetod
Seda meetodit kasutas Ameerika Ühendriikide president Dwight D. Eisenhower.

Kõiki ülesandeid hinnatakse, kasutades kriteeriume oluline/ebaoluline ja pakiline/mittepakiline, ning asetatakse ülesanded vastavatesse sektoritesse. Ebaolulistest ja mittepakilistest asjadest loobutakse, olulised ja pakilised ülesanded täidetakse kohe ja isiklikult, ebaolulised ja pakilised asjad volitatakse edasi ning olulistele/mittepakilistele asjadele määratakse lõppkuupäev, mis ajaks need isiklikult teostatakse.

Viited
1. „Time Scheduling and Time Management for dyslexic students.” Dyslexia at College. Infootsing 31. oktoobril 2005. ABC-loendid ja nõuanded düsleksikutest üliõpilastele, kuidas hallata ülesannete loendit.
2. Sandberg, Jared. „Though Time-Consuming, To-Do Lists Are a Way of Life”, The Wall Street Journal, 2004-09-10. Ülevaade tegevusloendite ja nende koostajate ning kasutajate kohta .
3. Elisabeth Hendrickson. „The Tyranny of the „To Do” List.” Sticky Minds. Infootsing 31. oktoobril, 2005 Anekdootlik arutelu sellest, kuidas tegevusloendid võivad türanniks muutuda

Raamatud

  • Allen, David (2001). „Getting things Done: the Art of Stress-Free Productivity.” New York: Viking. 
  • Covey, Stephen (1994) „First Things First”, tõlge eesti keelde: Stephen R. Covey, A.Roger Merrill, Rebecca R. Merrill, „Esmatähtis esikohale”, kirjastus Ilo 
  • Fiore, Neil A (2006). „The Now Habit: A Strategic Program for Overcoming Procrastination and Enjoying Guilt- Free Play”. New York: Penguin Group. 
  • Forster, Mark (2006-07-20). „Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management”. Hodder & Stoughton Religious, 224. 
  • Lakein, Alan (1973). „How to Get Control of Your Time and Your Life”.. New York: P.H. Wyden. 
  • Morgenstern, Julie (2004). „Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule and Your Life”, 2nd ed, New York: Henry Holt/Owl Books, 285.

Lühendatult wikipedia.com-ist.

Kommentaarid
Copy
Tagasi üles