Projektijuhtimine

Copy
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.

Veel üheksakümnendate aastate alguses seostati mõisteid „projekt” ja „projektijuhtimine” ainult ehitusega. Tänaseks on projektijuhtimise meetodi kasutamine jõudnud peaaegu kõikidesse valdkondadesse. Projektide kirjutamine, juhtimine või neis osalemine on muutunud meie igapäevaelu lahutamatuks osaks. Projektijuhtimine on muutunud tänu universaalsusele üheks kõige laiemalt kasutatavaks juhtimistehnikaks.

See meetod on rakendatav alati, kui meil on tegemist ühekordse ülesandega, mis tuleb lahendada kindlaks tähtajaks. Mõistet „ülesanne” tuleb siinkohal käsitleda kõige laiemalt. Koolis kavandatakse õpilasvahetust sõpruskooliga ja nimetatakse seda projektiks. Arvutifirmas töötatakse välja uut infotehnoloogilist lahendust oma kliendile ja sellest räägitakse omavahel kui projektist. Kinnisvaraarendusega tegelev firma muudab vana mahajäetud tehasehoone kaasaegseks büroohooneks ja nimetab ka seda projektiks. Reklaamifirma korraldab mingi ettevõtte või toote reklaamikampaaniat ja see on nende jaoks projekt. Need on ainult vähesed näited sellest, kui erinevates valdkondades kasutatakse projektijuhtimise meetodeid.

Võib tekkida küsimus: miks kasutatakse sõna „projekt” nii erinevates tähendustes ja tegevusvaldkondades.

Vastuse sellele küsimusele annavad projekti definitsioonid, mis ütlevad, et:

  • projekt on ajutine ühekordne ülesanne, millel on selgelt määratletud tulemuslikud, kestus- ja kulutuseesmärgid.

Või teisiti määratledes:

  • projekt on ühekordne, tähtaegne ja tavaliselt mitut organisatsiooni struktuuriüksust või mitut organisatsiooni puudutav ettevõtmine, mis on nii tähtis, kriitiline või vajalik, et selle elluviimiseks tuleb luua spetsiaalne töögrupp.

Projektijuhtimise meetodi laia levikut on soodustanud ka see, et selle meetodi õige rakendamisega on võimalik ülesannete lahendamiseks kuluvat aega lühendada. Kiirus on aga tänapäeval märksõna number üks. Kõik organisatsioonid, kes tahavad olla edukad, peavad olema võimelised kiiresti muutuma. Tänaseks on pöördumatult muutunud see situatsioon, kus aastaid või isegi aastakümneid võis edukalt tegutseda ilma mingeid muudatusi ette võtmata. Organisatsioonid peavad nüüd olema valmis kiiresti reageerima ümbritsevas keskkonnas toimuvatele muutustele. Ja siin ei ole oluline, kas tegu on kooli, äriettevõtte või mingi ametiasutusega.

Tänapäeval ei kehti enam alati reegel, et suurem ettevõte neelab väiksema. Sageli on hoopis nii, et kiirem ettevõte neelab aeglasema. Keskkonna muutumise kiirus peab viima selleni, et organisatsioonides võetakse otsuseid vastu kiiremini. Paljude juhtimisteoreetikute ja -praktikute arvates on sageli üheksa kümnest otsusest valed ainuüksi seetõttu, et nad võetakse vastu liiga hilja.

Projektijuhtimise meetodeid rakendades muutub organisatsioon aga paindlikumaks ja kiiremini reageerivaks. Õigesti kavandatud ja ellu viidud projektid aitavad püsida konkurentsis ja saavutada püstitatud eesmärke.

Projekti käivitamine võib saada alguse vägagi erinevatel põhjustel. Olulisematena võib nendest välja tuua:

  • vajadus ellu viia mingid tekkinud ideed 
  • vajadus teenindada paremini oma olemasolevaid ja potentsiaalseid kliente 
  • konkurentide tegevus turul 
  • organisatsiooni väliskeskkonna muutus, millele tuleb reageerida.


Kõige üldisemalt on projekti käivitamise põhjuseks mingi probleem, mis võib peituda nii organisatsioonis kui ka väljaspool organisatsiooni.

Näiteks on organisatsioonil probleem töötajate töötingimustega, mis ei vasta enam tänapäeva nõuetele. Sellest probleemist tulenevalt käivitatakse renoveerimisprojekt, mille lõpptulemusena saavad kõik töötajad kaasaegse töökeskkonna.

Teise näitena võib tuua tee ehitamise. Teedeehitusfirmas käivitub projekt, sest konkursil tunnistati nad parimaks pakkujaks. Probleem ei olnud ehitusettevõttel, vaid neil, kes seda teed kasutama tahavad hakata. Siinkohal tasuks mõelda Tallinnas toimunud Tartu maantee laiendamisele. Kahtlemata ei olnud projekti käivitamise põhjus neis ehitusettevõtetes, kes selle projekti ellu viisid. Probleem oli hoopis Tallinna elanikel ja linna külastavatel inimestel ning see oli põhjus, miks antud projekt käivitati.

Kolmas näide illustreerib seda, et ka positiivne algtõuge võib olla ühel hetkel probleem ja käivitada projekti. Oletame, et ettevõtte toodangule on väga suur nõudlus. Iga äriettevõtte jaoks on see positiivne. Samas võib sellest positiivsest olukorrast välja kasvada probleem, mis käivitab projekti. Seda siis, kui olemasolevate seadmete või töökorraldusega ei suudeta enam kasvavat nõudlust rahuldada. Selleks et kliente mitte kaotada, peab ettevõte käivitama projekti. See võib seisneda uute efektiivsemate seadmete muretsemises ja paigaldamises, uue tootmishoone ehitamises või hoopis töö ümber organiseerimises ning senise ühe vahetuse asemel alustatakse tööd kahes vahetuses.

Projektijuhtimise oskused ja teadmised on tänapäeval vajalikud kõikide organisatsioonide kõikidele juhtidele, sest ilma nendeta ei ole võimalik edukalt ning tulemuslikult toimida. Loomulikult ei pea organisatsiooni tippjuht ja projektijuht olema projektijuhtimises samavõrra kodus. Kui projektijuht peaks valdama teemat väga põhjalikult, siis tippjuhile piisab üldteadmistest. Kui organisatsiooni kõikide tasandite juhtidel on olemas projektijuhtimist puudutavad põhiteadmised, muutub projektide elluviimine läbimõeldumaks ja efektiivsemaks ning organisatsioon seeläbi edukamaks.


Kommentaarid
Copy
Tagasi üles