Mida meeskonna loomisel silmas pidada?

Sellise küsimuse ees seisavad sageli nii uue ettevõtte alustajad kui ka projektide juhid.

Alustuseks on kindlasti vajalik selge ettekujutus eesmärgist ja soovitavalt ka kaugemast visioonist, kuhu pikemas perspektiivis jõuda loodetakse. Oluline on eesmärkide võimalikult täpne kooskõlastamine teiste oluliste osapooltega (omanikud, tellijad), et ootustes ja ressurssides kindel olla (mida nad tahavad, millised on aja- ja rahapiirid jne).

Eesmärkidest lähtuvalt on juhil oluline kirjeldada, millised tööd on vaja teha ning milliseid ressursse nende tegemiseks vaja on (raha, aeg, inimeste kompetentsid – nõutavad ja soovitavad oskused ning mõtteviisid).

Hiljemalt pärast sellist inventuuri tuleb langetada mõned konkreetsemad otsused meeskonna moodustamisega seoses ehk algab tegelik värbamine. Meeskonna looja peaks otsustama, kui palju ja missuguste oskuste ning omadustega inimesi ta vajab ja millisel moel ta neid leida võiks (kus nad on, mis uue ettevõtmise juures võiks neile atraktiivne olla jne). Samuti on oluline mõelda, kui kauaks inimesi vajatakse.

Meeskonnaliikmete värbamise ja valiku juures pean eriti oluliseks seda, et protsessis oleks vähemalt kaks etappi. Esmalt on mõistlik koostada kõikvõimalike kandidaatide “pikk nimekiri” ja alles seejärel hakata valima sobivaimaid, kes kompetentside poolest sobivad eesmärkide saavutamiseks või vajaliku töö tegemiseks ning kes on piisavalt motiveeritud just selles meeskonnas vajalikke asju tegema. Rõhutan veel kord, et motivatsioon on väga oluline ning oskusi on enamasti kergem õpetada kui juba kujunenud tööharjumusi ja hoiakuid muuta.

Lisaks kandidaatide tööalaste omaduste arvestamisele võiks kandidaatide intervjueerimisel ja läbirääkimiste käigus tähelepanu pöörata ka nende sobivusele meeskonnatöö vajadusega – kas on piisavalt kiireid tegutsejaid, tähtaegade jälgijaid, ideede genereerijaid, reaalsuse ning kvaliteedi kontrollijaid, innustajaid.

Kui liikmed on valitud, algab meeskonna “rivistamine” ehk ühtse, eesmärgipäraselt tegutsema motiveeritud üksuse kujundamine. Juhi olulisimateks tegevusteks selles etapis pean eesmärkide innustavat tutvustamist ja meeskonnaliikmete pühendumise kontrollimist (oluline on lasta inimestel valjuhäälselt oma pühendumisest rääkida). Kuna juhil on meeskonna käivitamise ajal (nn sõltuvusfaasis) palju autoriteeti, on mõistlik tähtsamate kokkulepete saavutamisega kiirustada (millist sooritust oodatakse, millised on peamised reeglid jne). Uue projekti või ettevõtmise alguses vajavad inimesed selgust ja turvalisust ning on enamasti meeleldi nõus täpseid kokkuleppeid sõlmima, sellest võib hiljem palju kasu olla.

Meeskonna käivitamise käigus on oluline jälgida kõiki põhilisi koostöö eeldusi:

• Usalduse kujundamiseks on vaja soodustada inimeste omavahelist tutvumist ja ootuste täpsustamist, tagada kokkulepetest kinnipidamine jpmt. 
• Meeskonna ühtsust aitavad suurendada ühisüritused, mitmed välised abivahendid (nimesildid, riietus). Oluline on ka see, et erinevate ülesannete ja vajadustega alameeskonnad (nt müüjad ja tootjad või arendajad ja haldajad) harjuksid omavahel tihedalt suhtlema. 
• Üsna algusest peale on vaja kasvatada meeskonna edukusetunnet. Inimestel peaks kujunema arusaam, et just nende kaaslastega koos saavad nad püstitatud ülesannetega hästi hakkama.

Meeskonna moodustamise etapid

1. Ettevalmistus
1.1. eesmärkide püstitamine
1.2. töö analüüs (mida kõike on vaja teha)
1.3. vajalike ressursside (raha, vahendid, aeg, kompetentsid) selgitamine

2. Liikmete värbamine ja valik
2.1. nn pika nimekirja koostamine võimalikest meeskonnaliikmetest
2.2. kandidaatide valik, sh läbirääkimised koostööpõhimõtete ja tasu üle

3. Meeskonna „rivistamine”, eesmärkide ja tegutsemise põhitingimuste tutvustamine, olulisemate koostöö ja infovahetuse tavade kokkuleppimine

4. Meeskonnatöö käivitamine
4.1. usalduse kujundamine
4.2. ühtsuse suurendamine
4.3. edukusetunde tagamine jõukohaste ülesannete abil, mis võimaldavad kiireid edusamme