Kaugtöö eeldused: korralik netiühendus ja range enesedistsipliin

Meelis Jurn Foto: Erakogu

Kaugtöö annab paindlikkuse ja vabaduse valida, kus ja kuidas oma tööd teha ning võimaluse siduda eraelulisi soove karjääriga. Samas pakub see parasjagu väljakutseid nii töötajale kui tema juhile. 

Meelis Jurn töötas sel kevadel kaks kuud Hispaanias.

Traditsiooniline üheksast viieni töö on järk-järgult asendumas tulemuspõhise töökorraldusega, kus loeb töö kvaliteet, mitte kohapeal istutud tunnid. See soosib inimese enesearengut töökohal ning töötaja saab edu saavutamisel ise aktiivselt kaasa rääkida. Kõigile püütakse läheneda individuaalselt ja arvestada nende soovidega. Sellest lähtutakse ka Elisas, kus viimastel aastatel on edukalt rakendatud erinevaid kaugtöö viise, mille tulemusel on asukohapõhisest tööst liigutud aja- ja kohapaindlikuma töö suunas. Selleks, et kirjeldatud töökorraldus üldse ettevõttes võimalik oleks, on vaja hästi toimivat organisatsioonikultuuri ja õigeid juhtimispõhimõtteid, mis arvestavad muuhulgas töötajate vajaduste ja ootustega.

Eeltöö peaks algama aegsasti

Inimeste ootused tööandjale on aina kõrgemad. Liigutakse ja reisitakse rohkem. Seega tekib paratamatult vajadus teha tööd erineval viisil ja senisest oluliselt paindlikumalt. Kaugtöö ja paindlik tööaeg annab võimaluse reageerida kiiresti, kui tekib soov või vajadus mõnda aega kusagilt mujalt töötada. Ka minu Hispaania-kogemus oli sellest ajendatud. Siiski peaks meeles pidama, et kaugtööle minek vajab eeltööd, lihtsalt kohvripakkimisest ja lennukile minemisest ei piisa.

Põhjalikumat eeltööd peaks tegema eriti siis, kui  kaugtööd soovitakse teha pikemalt Eestist eemal viibides. Aegsasti tasuks uurida sealse eluolu kohta: milline on tulevane elukeskkond, seal hulgas majutuse- ja vabaaja veetmisevõimalused, samuti on oluline sotsiaalne suhtlus ning tehnilised küsimused –  kui stabiilne on internetiühendus, kas ajatsoon kattub enam-vähem Eesti omaga, millised on transpordi- ja lennuühendused kui peaks tekkima ootamatu vajadus Eestisse naasta jms. See eeltöö võiks olla tehtud. Vastasel juhul võib kaugtöö tegemine kujuneda tõeliseks väljakutseks.

Kui kaugtööd tehakse juba tihemini ja rutiin on väljakujunenud, siis loksuvad need küsimused kiiremini paika. Näiteks kevadel Hispaaniast töötades ei teinud ma suuri ettevalmistusi, kuna olin ka varasemalt välismaalt tööd teinud, oskasin juba teatud asju ette näha ja selle järgi tegutseda. Samuti sain soovitusi sõpradelt ja töökaaslastelt, kes enne samas riigis tööd teinud olid.

Tagatuba peab olema korras

Teine väga oluline aspekt distantsilt töötamise puhul on, et kaugtööle minejal oleks nii oma meeskonna kui ka tööandja poolehoid, st kõik osapooled on veendunud, et saavad sellise töökorraldusega hakkama ning töö kvaliteet seetõttu ei kannata. Seda on kindlasti lihtsam saavutada ettevõttes, mille organisatsioonikultuur kaugtööd soosib. Kaugtöö tegemise eelduseks on, et suhtlus töökaaslastega ja tööandjaga on korras, inimesed usaldavad üksteist, teavad oma vastutusala ja protsessid toimivad. Teisisõnu peaks kaugtööle suunduja olema veendunud, et seljatagune on kindel.  Juhina on minul vaja oma eesmärkide saavutamiseks meeskonna tuge ja vastupidi – meeskond peab teadma, et võivad kaugtöötajale kindel olla.

Kui need hügieenifaktorid on paigast ära, siis võib kaugtöö väga keeruliseks kui mitte võimatuks osutuda. Seega tuleks enne kaugtööle asumist lahtised küsimused  ja probleemid lahendada. Distantsil viibides võivad need kiiresti süveneda ning see hakkab takistama nii enda kui ka koduriigis viibijate tööd. Seetõttu tasub läbi mõelda, kuidas vajadusel kriisisituatsioone või keerulisi olukordi kaugtööl tehes juhtida. Parim lahendus on alati silmast silma suhtlus. Kui aga kohale minna ei saa, tasub keerulisemad vestlused kindlasti läbi viia videopildi abil, näiteks Skype’i vahendusel. See on personaalsem ja empaatilisem, osapooled näevad teise suhtluspoole kehakeelt, mis on oluline kommunikatsiooniväljund ja aitab inimestel üksteist paremini mõista. Kasutasin ka ise keerulisemate vestluste puhul alati videokõnet, mis lihtsustas vestluse läbiviimist. Samas, juhina pead alati olema valmis keeruliste olukordade või kriisisituatsioonide lahendamiseks koduriiki naasma.

Hea internetiühendus on A&O

Distantsilt töötamise puhul on oluline, et oleks olemas sujuv ja kiire internetiühendus. Vähem oluline ei ole ka mobiilside. Ilma nendeta oled justkui käteta-jalgadeta ja töötegemine on piiratud. Seetõttu algasid minu majutuseotsingud alati küsimusega netiühenduse olemasolu kohta. Võimalusel peaks seda testima enne kaugtööle asumist, kuid kui seda ei saa teha, tasub kindlasti majutusepakkujalt küsida, milline internetiühendus neil on. Olenevalt riigist võib olukord suuresti erineda. Eeldada, et internet igal pool toimib, ei saa kunagi.

Lisaks netiühendusele tuleks tähelepanu pöörata ka muudele tehnilistele lahendustele. Alustades sellest, kas pääsed igalt poolt tööfailidele ligi, kas on olemas kõik vajalikud programmid ja litsentsid, kuni selleni, kas veebikoosolekute jaoks on head kõrvaklapid ja kõlar. Kui midagi lakkab töötamast peaks olema väljamõeldud varuvariant ja võimalus kiirelt reageerida.

Oluline on siinkohal pidada rangelt kinni konfidentsiaalsuse nõuetest. Tähelepanu tuleb pöörata turvalistele infovahetamise kanalitele ning mitte pidada konfidentsiaalseid vestlusi ja töödelda tundlikku informatsiooni avalikes kohtades.

Enesedistsipliin ja kokkulepped iseendaga

Kodumaalt eemal viibimine ja teises riigis töötamine on kindlasti suur väljakutse iseendale. Seetõttu peab enesedistsipliin paigas olema. Iseseisvus on kaugelt töötades tähtis, peab oskama planeerida aega ja oma tööülesandeid, seadma prioriteete. Pead arvestama sellega, et ootused ja vastutus on jätkuvalt samad, mis ka kodumaal tööd tehes. Ahvatlusi ja avastamist on teises riigis palju, kuid selle tõttu ei tohi tööülesannete täitmine kannatada.

Kui töökorraldus on paigas, muutub enamjaolt töötegemine hoopis efektiivsemaks ja töö saab tulemuslikumalt tehtud. Seda kogesin ka enda puhul. Olin väga motiveeritud ja tööle fokusseeritud, tööasjad laabusid kenasti. Pigem pidin endale aeg-ajalt meelde tuletama, et aeg on lõunale minna või puhata.

Kindlasti tasuks mõelda, kuidas planeerida aega kohapealse eluga tutvumiseks. Ilmselt on ju üks eesmärke välismaal tööd teha see, et soovitakse näha kohalikku kultuuri ja suhelda kohalike inimestega. Mina reisisin peamiselt nädalavahetuseti ning tutvusin kohapealsete vaatamisväärsuste, söögikultuuriga ja sotsiaalse eluga õhtuti pärast tööd.

Välismaale minnes peaks ka arvestama sellega, et sotsiaalne suhtlusringkond paratamatult muutub. Igapäevaselt ei pruugi näha kõiki sõpru-lähedasi. Kui reisid pidevalt ühest kohast teise, ei teki ka kiirelt uut suhtlusvõrgustikku. Samuti võib jääda kaugemaks tiimiliikmetega, kuna näost näkku suhtlust on vähem. Ka see võib töörutiini mõjutada. Selleks tasub kokku leppida kindlad suhtluskanalid ja -sageduse. Mina säilitasin näiteks senise töökorralduse – regulaarsed koosolekud ja raporteerimise rutiini.

Kokkuvõttes julgustan kõiki kaugtööd proovima, kes on vähegi mõelnud aja- ja kohapaindlikumalt töötamisele. Kui protsess läbi mõelda, eeltööd teha ning veenduda, et töökohal on kõik korras, siis on kaugtöö ideaalne lahendus mitmekesisemaks ja paindlikumaks tööks, mis on kokkuvõttes motiveerivam ja efektiivsem. Loeb tulemus, mitte töötegemise koht.