Konverentsitehnika eeldab koostööd
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Konverentsitehnika on iga konverentsi justkui iseenesestmõistetav osa. Ometi tuleb vajalikku tehnikat planeerida konverentsi sisust, töövormist ja osalejate arvust lähtudes juba varakult, kirjutab ART Konverentsitehnika ekspert Ain Rebas Postimehe konverentsiteemalises erilehes.
Konverents – see on organisatsioonide esindajate koosolek teatavate küsimuste arutamiseks ja otsustamiseks. Tavaliselt istuvad konverentsil osalejad teatristiilis, vahel ka klassiruumis või ümarlaua taga. Konverentsi stiili ja ruumi valimine sõltub ka osalejate arvust.
Konverentsil kasutatakse tehnikat. Heli- ja esitlustehnika kasutamine on tänapäeval konverentsi lahutamatu osa. Olenevalt ruumist, osalejate arvust ja osalejate keeleoskusest ning konverentsi muudest vajadustest ja eesmärkidest tuleb kaaluda ka tõlketehnika, videotehnika ja valgustehnika kasutamise vajadust ning võimalikkust.
Heli- ja esitlustehnika
Helitehnika koosneb helipuldist, võimendist, kõlaritest ja mikrofonidest. Helipult valitakse vajalikust sisendite arvust (mikrofonide hulk, arvuti helisisendid, muud helisisendid) lähtudes.
Vahel peab arvestama ka suurema hulga väljundite arvuga. Võimendid ja kõlarid (nii hulk, võimsus kui ka suurus) valitakse ruumi suuruse, kuju ja akustika järgi.
Mikrofonid tuleb valida konverentsi korraldajaga tihedas koostöös. Kui lauale on vaja näiteks kümmet või enamat mikrofoni, on otstarbekas kasutada juba konverentsimikrofonide süsteemi.
Et õiged asjad oleks õiges kohas, tuleb korraldaja ja tehnilise vastutaja vahel enne konverentsi teha tihedat koostööd. Mikrofone ei tohiks olla liiga vähe. Selgeks tuleb teha seegi, milline mikrofon annab parima tulemuse ja millised võivad olla mikrofonide kasutamise ohud.
Juhul kui konverentsi lõpuosas on planeeritud näiteks muusikaline programm (ansambel või muud esinejad), peaks selle kindlasti kooskõlastama ka helitehnikuga. Konverentsil kõnedeks kasutatav tehnika ei ole alati esinejatele sobivaim.
Lihtsaim lahendus ehk arvuti-projektor-ekraan konverentsile ei sobi. See sobib koolitusele või lihtsamale seminarile. Konverentsil peaks visuaalsed üleminekud ühelt esinejalt teisele olema sujuvad.
Alustama peaks taas sellest, et leida sobiva suurusega ekraan ja piisavalt võimas projektor. Kui ruum on lai, võib kaaluda kahe ekraani kasutamist – mõlemal ekraanil sama pilt.
Kui ruum on pikk, võib kaaluda väiksemate ekraanide või plasmaekraanide kasutamist saali keskel ja külgedel.
Arvuteid peaks olema vähemalt kaks – ühes esinejate slaidid ja teises vaheslaidid. See eeldab ka arvuti ümberlülitit, et ühe arvuti pilt asenduks ekraanil sujuvalt teise omaga. Loomulikult saab vajaduse korral paigaldada ka mitu eri suurusega ekraani erinevate piltidega.
Esitlused tuleks enne konverentsi algust üle kontrollida, kas kõik sõnad ja pildid asuvad ikka seal, kus nad peaksid asuma. Erilise tähelepanuga tuleb kontrollida esitlusi, kuhu on integreeritud videofailid.
Videotehnika
Tihti kasutatakse konverentsil ka kaameraid ja operaatoreid. Näidatakse esinejat ekraanile ja salvestatakse esinemisi või kogu konverentsi.
Sellisel juhul peab lisaks esitlusekraanile olema ka videoekraan. Esinejate näitamine ja salvestamine on vaheldusrikkam, kui kaameraid ja operaatoreid on rohkem kui üks. Mitme kaamera kasutamine eeldab aga videopulti.
Salvestatud materjali töötlemine ja kokkumängimine on mõistlik teha hiljem stuudios. Ka esinejate kaasa toodud filmide ja videote esitamiseks kas siis DVD-lt või mõnelt muult infokandjalt käib videotehnika alla. Siinjuures peab arvestama, et filmid ja videod on tavaliselt heliga ja ka heli peab kuulajani jõudma.
Tõlketehnika
Rahvusvahelise konverentsi puhul on vajalik sünkroontõlke juhtmevaba tehnika. Konverentsil osaleja saab registreerumisel tõlkevastuvõtja ja selle kaudu jõuab tõlgitav jutt osalejani.
Korraldaja peab määrama konverentsi töökeeled. Rohkem kui kahe töökeele puhul oleks soovitav teha tõlkeskeem. Sellest lähtuvalt saab määrata, kui mitmele tõlgile on vaja töökabiini.
Tõlgikabiinid peavad vastama standardile. Kui saalis pole statsionaarseid kabiine, võib kasutada paigaldatavaid kabiine. Konverentsi korraldaja peaks arvestama, et kabiinid võtavad saalis päris palju ruumi ja kabiine ei saa teha standardist väiksemaks.
Tõlgid peavad nägema nii esinejaid kui ka esitlust, mis ekraanil parasjagu jookseb. Kuni nelja töökeele puhul võib ühes kabiinis töötada kaks tõlki, kes tõlgivad ühe ja sama keelekombinatsiooni vahel. Suuremate konverentside puhul ning kui töökeeli on rohkem kui neli, peab kabiini mahtuma kolm tõlki.
Tõlketehnika eeldab, et on olemas ka sobiv helitehnika ja piisav hulk mikrofone. Kõik, kes saalis midagi ütlevad, peavad saama kasutada mikrofoni. Sedasi jõuab saalis räägitav tõlkideni ja tõlkidel on omakorda võimalik panna see osalejatele arusaadavasse keelde.
Konverentsi töötubades võib kasutada ka sosintõlke tehnikat – seda juhul, kui osalejaid on vähe, töökeeli kaks ja tööaeg lühike.
Valgustehnika
Valguse abil on võimalik ruumi väljanägemist päris palju muuta. Jällegi sõltub korraldaja soovist ja fantaasiast, milline võiks konverentsiruum olla.
Kui kasutada kaameraid, tuleb arvestada, et hea pildikvaliteedi saamiseks on vaja esinejad korralikult välja valgustada. Samuti aitab valgus rõhutada saali kujunduselemente.
Vahel kasutatakse konverentsidel ka videokonverentsitehnikat või siis telefonikonverentsi. Videokonverentsi kasutamine on vajalik siis, kui keegi planeeritud esinejatest ei saa kohale tulla.
Telefonikonverents on vajalik siis, kui mingil põhjusel pole videoühendust võimalik luua. Needki lahendused tuleb konverentsi korraldaja ja tehnilise poole vahel leppida kokku enne konverentsi toimumist.
Kõikide tehniliste lahenduste puhul on palju nüansse, mida saab teostada, lähtudes valitud ruumist ja korraldaja fantaasiarikastest plaanidest. Tehnika täiustub pidevalt, pakkudes uusi võimalusi.
Tõenäoliselt jõuab varsti konverentsisaalidesse ka kinod vallutanud 3D. Esimesed 3D-televiisorid, mis ei vaja vaatamiseks prille, on messidel juba esitletud.
Samuti on messidel näha olnud interaktiivseid vaipu, mida saab kasutada näiteks konverentsiruumi sissepääsude juures.
Konverentsi saab teha huvitavaks ja omapäraseks, kui kasutada tehnilisi vahendeid õigesti. See eeldab konverentsi korraldaja ning tehnilise personali vahel tihedat koostööd konverentsi planeerimise, aga ka toimumise ajal.