Konverentsil ühenda meeldiv kasulikuga
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Konverentsi sisust, eesmärkidest ja osalejate arvust lähtudes võib kaaluda ka eripäraste konverentsilahenduste või toimumispaikade kasutamist, mis aitab raputada rutiini ning lisada programmi meeldivaid lisategevusi.
Kuigi harjumuspäraselt seatakse konverentsil osalemiseks sammud ikka mõne teada ja tuntud konverentsikeskuse suunas, toimub ka Tallinnas igal nädalal mitmeid selliseid konverentse, millest osavõtmiseks tuleb liikuda hoopis sadamasse – laevale.
Konverentside ja seminaride ning muud liiki koolituste korraldamise võimalust pakuvad kõik Tallinnast väljuvad suuremad laevad.
Laeval võib konverentsi ühendada ka sõiduga näiteks Helsingisse või Stockholmi, kus võib pakkuda osalejatele programmitäiendust ja lõõgastust näiteks linnaekskursiooni või hoopis temaatilise külaskäigu näol mõnda teaduskeskusesse või konverentsi teemal toimetavasse asutusse või ettevõttesse.
Piire ületav konverents
Alustades konverentsi sissejuhatusega varahommikul sadamast väljuval laeval, on lihtne liikuda päevaks näiteks Helsingis asuvasse konverentsikeskusesse, et seal juba toimuva erialakonverentsiga liituda.
Tagasi Tallinna sõites võib aga siinne osalejaskond taas omakeskis nähtut ja kuuldut kokku võtta ja edasise tegevuskava õhtusöögilauas paika panna.
Kui konverents koondab kahe riigi parimaid päid ja eksperte, annab laeval konverentsi pidamine uue ja huvitava võimaluse – korraldada tõeliselt liikuv ja piire ületav konverentsiprogramm.
Nii ei teki ka ohtu, et osalejatel pikast istuvast päevast igav hakkaks, sest keskkond konverentsi ümber vahetub pidevalt, selgitab laevafirma Viking Line turundusjuht Piret Pääsik. «Hommikune väljumine annab pealegi võimaluse värske pea ja meelega kohe konverentsiteemade kallale asuda ning neis mitu head tundi püsida, sest kellelgi pole võimalust konverentsilt argitoimetuste tõttu lahkuda,» muigab ta.
Kasulikult veedetud aeg
Eestlased on tuntud rahvana, kes alguses ei saa kuidagi vedama – mis võib konverentsi esimesed teematutvustused, arutelud ja foorumid muuta venivaks ja tülikaks, kulutades kokkuvõttes kõigi väärtuslikku aega.
Astudes laeva ja sellega merele seilates kaob hetkega aga oma igapäevase, argise keskkonna tunne, aidates üksteist üldjuhul mitte tundvatel osalejatel keskkonnavahetusest lähtudes ka kiiremini avaneda.
«Kui sinu konverentsiteema käsitlemist aitab toetada keskkonna vahetumine, inimeste väljaviimine nende argirutiinist, aitab laevale astumine seda kindlasti suhteliselt esimesest hetkest tagada,» kirjeldab Pääsik seda, mida ta ise laeval konverentsidel osalenud inimeste näost ja meeleolust on tähele pannud.
«Kui üldjuhul on suurema või väiksema grupi transportimine näiteks Helsingis toimuvale konverentsile tülikas ajakulu, siis laeval saab hakata aega kohe kasulikult kasutama,» rõhutab ta laevakonverentsi üht olulisemat positiivset tegurit. «Tehes avasõnad või sissejuhatuse teemasse laeval, ei pane keegi osalejatest tähelegi, kui 2-3 tunni pärast juba Helsingis maabutakse, et sealt ettevalmistatud ja informeeritud meeskonnana juba edasi liikuda.»
Nii soovitab ta ka näiteks Helsingisse lihtsalt tööreisile suunduvatel tiimidel alustada nõupidamistega juba laeva konverentsikeskuses, kus on selleks loodud kõik vajalikud tingimused seltskonna suurusest sõltumata – laeval saab koosolekuid ja arutelusid pidada nii paari- kuni paari-kümneliikmelistest väikefirmadest paarisajapealise konverentsiseltskonnani.
Kõik teenused peopesal
Konverentsikeskus laeval on privaatne, teistest reisijatest eraldatud ala, kus on lisaks erisuuruses konverentside läbiviimisele võimalik juurde tellida hommikukohv, lõunasöögi buffet või suupisted. Ka õhtust võib kogu seltskond üheskoos süüa, kas siis privaatselt eraldi või teiste reisijatega üheskoos.
Enim kasutatud laevakonverentsi formaadinäitena toob Pääsik ühepäevakonverentsi, kus toimekas seltskond alustab kell kaheksa hommikul kohvi saatel tõsise tööpäevaga, külastab päeval Helsingit ning jõuab südaööks tagasi koju – 14 tunniga saab läbi arutatud olulised teemad, üksteisega paremini tutvuda, näha Helsingit ja sealseid kolleege-koostööpartnereid, hästi süüa ning keskkonnavahetuse pealekauba.
«Igati asja ette läinud päev minu meelest,» julgustab Pääsik konverentsikorraldajaid ka tavaraamidest ning klassikalistest lahendustest väljapoole piiluma. «Mõni teema lihtsalt nõuab inimese väljatoomist rutiinist.»