Konverentsikeskkond aitab teemat avada
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Kuigi Eestis on võimalusi ääretult palju, ei julge konverentsikorraldajad neid võimalusi tihti lihtsalt kasutada, räägib ürituste korraldamisega tegeleva agentuuri Blue Drum partner Olavi Andla Postimehe konverentseris.
Mis on põhiline vahe klassikalisel konverentsiformaadil ja konverentsil, mis toimub isemoodi paigas või mille programmi on sisse kirjutatud vimkad?
Emotsiooni vahe. Tavaline konverents jääb osalejatele suhteliselt raskelt meelde, räägitu ja nähtu ununeb kolme päeva pärast. Me kõik teame, kuidas konverentsidel käitutakse – tagaridades haigutatakse ja mängitakse mobiilidega. Sageli käiakse lihtsalt kohal moraalsest kohustusest.
Vimkaga konverentsil on loovuse tase hoopis teine. Näiteks täna korraldame Soome grupi konverentsi Patarei vanglas, kus sissejuhatuseks toimub osalejate arreteerimine, ülekuulamine, meditsiiniline ülevaatus ning toitlustamine vanglakeskkonnas.
Võib ette kujutada, milline emotsioon on enne ametlikku programmi koos üle elatud, üksteisega tutvutud, suhteid soojendatud. Seda saab muidugi teha siis, kui team building ja efektiivsus on olulisteks eesmärkideks.
Ka teaduskonverentse võib eripärasemalt korraldada. Oleme teinud meditsiinikonverentsi, mille raames viisime osalejad väikestes gruppides Raeapteeki, mis on Euroopa vanim, ja tegime sissejuhatuse meditsiiniajalukku seal.
Kui levinud see on, et kliendid pöörduvad teie poole palvega korraldada konverents, mis oma keskkonna või programmiga üllataks, šokeeriks osalejaid?
Kahjuks ei pöörduta nii otsese tööülesandega meie poole sageli, sest inimesed on väga konservatiivsed ja tihti nad ei oska isegi küsida.
Sageli öeldakse, et meil on väga tõsine konverents ja väga suured väliskülalised, et neile me küll nalja teha ei saa.
Need korraldajad, kes aga julgevad selle sammu astuda, et teha konverents erilises kohas ja põnevate lisategevustega, on hiljem tänulikud, et me neid julgustasime – see raha, mis sai konverentsile kulutatud, on efektiivsemalt ja tulemuslikumalt kasutatud.
Sageli pole otsuse tegijad lihtsalt teadlikud erinevatest võimalustest ja sekretärid kardavad selliseid otsuseid ise vastu võtta ning ei suuda või ei julge uusi ja põnevaid ideid juhtidele maha müüa.
Millal on selliste konverentside korraldamine mõttekas?
Siis, kui meeskonnatöö on oluline. Mida igavam või kulunum on teema, seda tulemuslikum on kasutada uusi ideid või korraldada konverents eripärases paigas.
Konverentsi teemadest tasub välja pikkida need, mida saab siduda erinevate paikadega, nende ajalooga või mis annavad võimaluse reaalselt tegevuste kaudu teemat omandada ja omavahel mõtteid vahetada.
Inimesed avanevad sellistel konverentsidel hoopis teistmoodi, te võite üllatuda.
Aga ohud?
Suurimaks ohuks on see, et valitakse vale koht või siis ei lähe teema, koht ja selle stiil omavahel kooskõlla.
Ohuks on ka see, kui inimesed nii elevile lähevad, et pole võimalik konverentsiteemat enam põhjalikult analüüsida või tõsiselt jätkata.
Emotsioonid tõusevad lakke ja seetõttu pole osalejad võimelised kuulama, süvenema. Need protsessid peavad olema kõik professionaalselt juhitud.
Aga võib leida ka kesktee – pidada konverents ise tavapärases formaadis, aga enne- ja pärast-tegevused viia välja, mõnda huvitavasse teemaga seotud paika, et tuua sisse adrenaliini.
Kahju on sellest, et meil puuduvad sellised konverentsisaalid, kuhu mahuks sadu inimesi konverentse pidama.
Millises suunas on Eesti konverentsiturism liikumas?
Eesti peaks olema tunduvalt agressiivsem, palju rohkem julgema teistest riikidest eristuda. Me pole praegu head müügimehed, me ei suuda oma maad müüa, kuigi võimalusi selleks oleks ohtralt.
Paljud konverentsikorraldajad, kes linna tulevad, ütlevad, et see on ideaalne koht konverentsi korraldamiseks, sest kõik on jalutuskäigu kaugusel ja meie linnakeskkond annab võimalusi eel- ja järelüritusi lihtsalt korraldada.
Tihti mainitakse sedagi, et lennujaam on kesklinnale lähedal ja liiklusummikuid maailma mõistes Tallinnas pole, ka terrorioht on väike, mis saab paljudele maailma linnadele saatuslikuks.
Samuti on tähele pandud, et näiteks metsa, vaikusesse jõudmiseks kulub vaid paarkümmend-kolmkümmend minutit, keskkonnavahetus saavutatakse lihtsalt ja väikeste kuludega.
Eestlasi peetakse ka täpseteks ja sõnapidajateks, kui rääkida korralduslikust küljest.
Miinuseks on aga jätkuvalt see, et meil pole suuri konverentsisaale ja -keskuseid ning otseühenduste vähesus Tallinna lennujaamast on alati kõneaineks.
Üks suuremaid miinuseid on Eesti imago laiemalt, konverentsiturismi sihtkohana meid veel ei tunta. Seda promo peaksime ise rohkem tegema, selle nimel pingutama.
Meie miinuseks võib vahel saada ka kõikuv kliima, aga sedagi saab enda kasuks pöörata, kui vaid osata ja tahta.