Sisuturundus

Eesti valmistub üleminekuks e-arvetele avaliku ja erasektori vahelistes arveldustes

Keiu Rõa

FOTO: EY

Enamiku Eesti avaliku ja erasektori poolt saadetavatest arvetest moodustavad täna e-posti teel edastatavad PDF-arved. Masinloetavad e-arved, mis liiguvad tarkvarasüsteemide vahel ilma käsitsi sisestuseta, on Eestis veel vähe levinud. Selleks, et soodustada masinloetavate e-arvete laiemat kasutamist, on Rahandusministeerium alustanud ettevalmistusi üleminekuks kohustuslikule e-arveldamisele riigihangete puhul. 2016. aasta lõpuks on ettevõtetel võimalik esitada avaliku sektori asutustele arveid ainult masinloetava e-arve kujul.

Eesti initsiatiiv riigihangetes kohustuslikule e-arveldamisele üleminekuks tuleneb Euroopa Liidu tasemel seatud eesmärgist, et aastaks 2020 kasutataks Euroopas peamiselt e-arveid alustades e-arvete vastuvõtmise kohustuslikuks tegemisest riigihangetes 2018. aasta sügiseks. Analüüsimaks Eesti valmisolekut e-arvete kohustuse rakendamiseks viisid Ernst & Young (EY) ja Rahandusministeerium läbi uuringu Eesti ettevõtete ja avaliku sektori asutuste seas. Uuringuga kaardistati e-arvete kasutusulatus ning ettevõtete ja asutuste valmisolek e-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks.

Selguse huvides olgu öeldud, et masinloetavate e-arvete all peetakse silmas sellised elektroonilisi dokumente, mida on võimalik edastada ühest tarkvarasüsteemist teise ja kus vastuvõttev süsteem suudab elektroonilist arvedokumenti ka vastavalt kokkulepitud reeglitele töödelda. PDF-kujul ja e-postiga edastatavaid arveid e-arveteks ei peeta, sest neist ei ole võimalik arve sisulist informatsiooni vahetult välja lugeda.

Uuringust selgus, et 2013. aastal saatis e-arveid 6% avaliku sektori asutustest ning 17% erasektori ettevõtetest. Peamiselt on e-arvete kasutajateks suured erasektori ettevõtted. Ligikaudu 12% avaliku sektori asutustest võttis ostuarveid vastu e-arvetena. Kõige levinum on nii avalikus kui erasektoris arvete saatmine PDF-kujul, mis moodustas 2013. aastal erasektori müügiarvetest 64%, avaliku sektori müügiarvetest 78% ning ostuarvetest 59%.

Samas on e-arvete kasutamisega võimalik saavutada aga olulist kokkuhoidu võrreldes PDF- ja paberarvete saatmise, vastuvõtmise ning menetlemisega. Uuringust järeldati, et riik säästaks e-arvetele täielikul üleminekul ligikaudu 2,5 miljonit eurot aastas. Ka ettevõtetele kaasnevad e-arvete kasutamisega mitmed kasud. Näiteks toodi uuringus välja järgmised mõjud:

  • Arvete menetlemisega seotud tööaja kokkuhoid (käsitsi sisestamise vältimine)
  • Arvete menetlemise kiiruse suurenemine
  • Arvete sisestamisel tekkinud vigade vähenemine
  • Maksetähtaegade lühenemine ja raha kiirem laekumine
  • Arvete paberi- ja transpordikulu kokkuhoid
  • Odavam elektrooniline arhiveerimine

Kuigi e-arvete kasutajate arv on Eestis täna veel väike, näitas läbiviidud uuring, et meil on head eeldused e-arveldamisele üleminekuks. Era- ja avaliku sektori valmisolekut toetab nii levinumate majandustarkvarade valmidus e-arveid töödelda kui ka turul tegutsevad e-arveid vahendavad operaatorid. Üleminek on lihtsam, kui ettevõttes on kasutusel e-arvete automaatset töötlemist võimaldav majandustarkvara. Samas ei ole see e-arvete saatmise eelduseks, kuna e-arveid on võimalik saata ka läbi operaatorteenuse osutajate. E-arveldamisest saadav kasu on suurim nende ettevõtete jaoks, kelle arvemahud on suured ja arveid tuleb ka organisatsioon sees erinevate geograafiliste asukohtade vahel liigutada. Samas kavandab Rahandusministeerium toetusmeetmeid ka nende ettevõtete jaoks, kelle arvemahud on väikesed ning investeeringuvõimekus ja teadlikkus e-arvetest madal. Oluline on, et e-arvete saatmise kohustusega ei kaasneks ettevõtetele liigset halduskoormust. Uuringu tulemusel soovitas EY luua ettevõtetele tasuta e-arvete edastamise võimalused ning viia ellu tegevusi teadlikkuse tõstmiseks e-arvete kasutamise ja eeliste osas.

Uuring „Masinloetavatele e-arvetele üleminek era- ja avaliku sektori vahel (valmisolek ja vajadused)“ viidi läbi EY ja Rahandusministeeriumi koostöös perioodil mai–september 2014. Uuringusse oli kaasatud ligikaudu 1000 ettevõtet ja avaliku sektori asutust. Uuringu tulemused on avalikustatud Rahandusministeeriumi veebilehel.

Uuringu projektijuht:

Keiu Rõa

Keiu.roa@ee.ey.com

+372 611 4613

Autor: Keiu Rõa - juhtivkonsultant, ärikonsultatsioonide osakond

Loe ka neid

Tagasi üles