Pikaajalise Rootsi tootmisjuhi töökogemusega Esko Tullus kirjutab sellest, kuidas pidada koosolekuid nõnda, et neist oleks ka päriselt kasu ning tegemist poleks vaid lõputu tüütu ajaraiskamisega.
Tõhusate koosolekute pidamine on kunst
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Kõige suuremad ajaröövlid igas kontoris on lõppematud ja mõttetud koosolekud. Mittevajalikud koosolemised maksavad palju tööaega ja haukavad seega tüki ettevõtte kasumlikkusest. Tõsi, koosolekud on sageli kõige parem viis infot vahetada, kuid negatiivne pool on see, et nad nõuavad ka palju aega. Näiteks 90 minutit koosolekut, kus osaleb kaheksa inimest maksab organisatsioonile 12 tundi tööaega. Niimoodi inimeste töötunde ja mitte koosoleku füüsilist pikkust arvestades, tekib küsimus et kas kõik koosolekule kutsutud inimesed pidid ikka kohal olema. Ja võib-olla oleks asjad saanud ära rääkida elektroonilisi kanaleid kasutades.
Koosolek on organisatsiooni tööriist efektiivse ja loova töökeskkonna loomisel. Korraliku koosolekukultuuri olemasolul toimuvad kohtumised vastastikuse vastutustunde ja mõistmise valguses. Koosolekul on peamine selles osalemine, kusjuures see ei ole sama mis koosolekul kohal olemine. Osalemine tähendab, et igal osalejal on oma kindel roll ja eesmärk, mis on välja toodud koosoleku agendas või varem kinnitatud kavas. Agendas on välja toodud osalejate oodatud panus kohtumisel, ettevalmistamise nõuded ning vajadusel ka ettekande või panuse ajamäär kohtumisel.
Kahte sorti koosolekud
Koosolekuid on erinevat laadi, kuid peamiselt on levinud kahte tüüpi koosolekud: informatiivsed ja otsustavad. Informatiivsetel koosolekutel edastatakse, jagatakse, esitatakse ja arutatakse informatsiooni mis on vajalik ühe või mitme ettevõtte arengusihi või eesmärgi täitmisel. Koosolek võib olla strateegiline või operatiivne, olenevalt mis tasandil organisatsioonis kohtumist peetakse. Informatiivsete koosolekute eesmärk on kirjeldada ja selgitada dokumenteeritud ja varem levitatud infot. Näiteks varem laialisaadetud informatsioon ettevõtte turundusstrateegia muutmise kohta võib järgneval koosolekul arutada, arvustada ja hinnata. Osakonna koosolekutel on koostatav protokoll osakonna ühine dokument ja esindab kogu osakonna arvamust, soove, sihte ja kriitikat.
Otsustavad koosolekud on järgmine samm pärast informatiivseid. Ettevõtetes on erinevaid otsustusprotsesse ning olenevalt otsuse tähtsusest kaasatakse vastavatesse kohtumistesse ainult vastava kvalifikatsiooniga osalejaid.
Koosolekujuhi ülesanne on teatada koosoleku toimumise kohta, reserveerida koht ja aeg, määrata koosolekust osalejad, koostada koosoleku agenda ning välja töötada koosoleku ajakava ja järjestus. Enne koosolekut kontrollib korraldaja kas vajalik informatsioon, kutsed ja materjal on osalejatele väljastatud ja kas koha peal on olemas kõik koosolekuks vajalik. Koosoleku ajal juhendab koosolekujuht ajaplaani ja annab sõna osalejatele, kontrollib agendat ning suunab teemaarendusi osalejate infovahetuses. Tema asi on ka osalejaid ohjata, kui mõne teema arutamisega nö rappa minnakse. Juht jälgib ka et osalejad saavad sõna võrdselt ning, et iga osaleja saab esindada oma arvamust või esitada ja selgitada omi seisukohti. Koosolekujuhi pädevusse kuulub ka koosoleku mängureeglite tutvustamine, arutamine ja otsustamine ning koosolekute kultuuri ja raamistiku hoidmisele.
Koosoleku osaleja peamine eesmärk on olla aktiivne. Õigesti korraldatud koosolekul on igal osalejal oma roll ja eesmärk. Efektiivse koosoleku pidamise eeldus on osalejate hea ettevalmistus selleks. Ettevalmistus võib olla vajamineva materjali kogumine ja kohandamine, esituse koostamine, arutelupunktide või küsimuste ette valmistamine või tugigruppidega informatsiooni välja töötamine. Informatiivse koosoleku puhul viib osaleja läbi materjali tutvustamise või selgitamise. Seejärel on teistel osalejatel võimalus anda oma hinnang, arvamus või kriitika ning otsustava koosoleku ettevalmistus.
Koosolek peaks olema tööpäeva pingelisim osa
Koosolekute eesmärk ei ole koosolek. Koosolek ei tohi muutuda tööpäeva jagavaks puhketunniks või meelelahutuseks. Efektiivne koosolek on tööpäeva pingelisem osa sest sisutiheda agenda puhul peavad osalejad olema oma esitustes kiireloomulised, ettevalmistatud ja vastutusrikkad. Kuna koosolekutel on määratud ajakava siis peab ka järgnevad arutelud olema kaalutletud ja informatiivsed. Mängureeglite ja kultuuri järgimine koosolekutel loob töökeskkonnas tugevad moraalsed ja eetilised raamid ning tõstab töötajate usutavust, moraali ja tööviljakust. Selged reeglid ja vastutusalad juhendavad ja suunavad töötajaid pühenduma sügavuti oma ekspertiisi või töövaldkonda ning vastutama oma tulemuslikkuse eest oma töökollektiivi ees.
Koosolekud järgivad kindlaid mängureegleid, mis toovad koosolekutesse selgust ning vähendavad «kriginat» koostöös teistega. Mängureeglid võivad olla alates koosoleku ajast kinnipidamist kuni osalejate omavahelise kommunikatsioonivajaduse määramiseni. Tavapärane vastulause mängureeglite loomisel on et, «see on ju iseenesestmõistetav». Tegelikult aga mitte, sest erinevatel inimestel on oma arusaam koostööst ja kui reeglid pole kõigile üheselt mõistetavad, tekib palju segadusi ja arusaamatusi. Mängureegel peab olema selge, lühidalt kirjutatud ja ilma tõlkimisvabaduseta. Näiteks reegel «kõik istuvad oma kohtadel kui koosolek algab» ja keegi hilineb, siis on see üheselt selge et reeglit rikuti. Reegel «kõik peavad andma endast parima» või aga tekitada vaidlusi. Alati on võimalik öelda, et keegi ei andnud endast parimat ja samas vastu vaielda, et anti endast parim. Mängureeglite tavapärased küsimused on koosoleku ajad ja pikkused, kas telefonid on lubatud, kas osalejad võivad teavitada teisi koosolekutest, kas ja kuidas osalejad saavad keelduda osalemast või osaleda osaajaliselt, millal peab eelnev kutse või protokoll olema kättesaadav, mis juhtub kui keegi puudub jne. Neli kuni viis mängureeglit on tavaliselt täiesti piisav, et saavutada efektiivne koosolek. Mängureeglite loomisel korraldatakse esmane kollektiivne kohtumine kus reeglid arutatakse ja määratakse. Reeglid mis otsustatakse «kõrgemalt» kaotavad kiiresti oma mõjuvõime ja eesmärgi.
Mõned juhtnöörid, kuidas pidada efektiivset koosolekut:
Määratle eesmärk. Kas koosolek peetakse et linnuke kirja saada või on sellel mingi reaalne vajadus. Koosolek, erinevalt e-postist või memodest on kahepoolne visuaalne kohtumine osalejate vahel. Siinkohal tasub meeles pidada et ka Skype-koosolekud on täpselt sama efektiivsed kui «päris» koosolekud. See on just koosoleku omapära ja sellest ka tema erinevus teiste kommunikatsioonivahendite ees. Koosoleku vajadus on aluseks osalejate valikul. Korduvkoosolekute puhul tuleb hinnata mis ajavahemikus vajadus tekib. Kas koosolek on vajaduspõhine või rutiinipõhine? Informatiivne või otsustav? Mis on koosoleku eeldatav tulemus? Mis peaks olema muutunud pärast edukat koosolekut?
Vali õiged osalejad ja pane paika nende rollid. Üldkoosolekutel, mis on peamiselt informatiivsed ja tihti pigem monoloogivormis on üldine osalus nõutud. Teistel ja väiksematel koosolekutel on tähtis määrata vajalikud osalejad ja nende rollid koosolekul. Iga osaleja peaks koosoleku kutse alati läbi mõtlema ja hindama kas tema osalus annab koosolekus vajaliku ja oodatud panuse. Iga kutsutud osaleja peab seoses sellega ka tutvuma tulevase koosoleku agenda ja ajakavaga ning selleks vastavalt ette valmistama. Osaleja võib ka pakkuda osalist osalemist, näiteks ainult oma programmipunkti arutamisel (mis paneb suured nõudmised koosoleku ajakava hoidmisele ja seega ka koosoleku efektiivsuse tõstmisele). Tihti saab osalemise asemel vastata antud küsimustele ka e-posti teel. Kui osaleja on koosolekule kutsutud siis on selleks ka põhjust ja vastav eesmärk on märgitud ka agendas.
Koosolek algab kokkulepitud ajal. Kui lasta enamikul oodata hilinejaid, siis on see juba suur ressursikaotus. Hilinejale võib selgitada, et näiteks 8 inimest ootavad ühte hilinejat viis minutit, siis on kokku 40 minutit kaotatud tööaega. Teiseks on hilinejad tavaliselt samad isikud ja kollektiivne surve paremale ajaplaneerimisele on praktiline ja tulus moodus muutuseks.
Ei telefonidele ja nutiseadmetele koosoleku ajal. Koosolekud nõuavad pühendumist küsimustele ja arutelule ning seega peaks iga koosolek minema off-line. Tegelemine mitme asjaga korraga, näppida telefoni, smsida, segab mitte ainult osalejat ennast vaid ka teisi koosolekul. Põhjendused et ma-pean-sellele-vastama, pidev sõelumine ukse vahel ja muud tegevused lõhuvad koosoleku moraali ja efektiivsust märgatavalt.
Kuluta aega tõhusalt. Eelmise koosoleku meeldetuletused või puudujate informeerimine peab olema lühike ja täpne. Kuna need teemad on juba korra arutatud ja protokollitud, siis ei ole vaja täiendavalt aega kulutada rääkides samu asju ja korrata juba edastatud informatsiooni. Puudujate kohustuste hulka kuulub ennast koosolekule ettevalmistada, tutvudes protokollidega ja agendaga. Liiga paljud koosolekud kaotavad oma algse ajaplaani juba koosoleku alguses kui jäädakse arutama vanu teemasid. Sama kehtib ka hilinejate puhul.
Pea korralikku protokolli. Liiga paljud koosolekud genereerivad mahukaid protokolle mille eesmärk jääb uduseks ja vajalik kaob ebavajaliku sekka. Koosoleku järgne protokoll järgib eelnenud agendat ja struktuuri ning täiendab seda. Protokolli märgitakse ainult vajalik informatsioon, otsused, hääletustulemused ja juhtnöörid. «Less is more» reegel on protokolli juhtnöör. Põhiliselt on kirjas otsused ja volitused ning kõik mis vajavad edasist käsitlemist.
Tund aega maksimaalselt. Efektiivse koosoleku ajaraam on 45min-1h. Pärast tunnist koosolekut väheneb osalejate aktiivsus drastiliselt. On arusaadav, et kõigil ei ole kogu aeg vaja olla sama aktiivselt arutelus ning tihti võib mõni punkt otseselt puudutada ainult osa osalejaid. Seega peab olema osalejatel võimalus koosoleku ajal ka mingil määral liikuda, näiteks korraks lahkuda või tegeleda kõrvalise asjaga. Sellised tegevused aga ei tohi mingil määral segada käimasoleva punkti käsitlemist ja ainult koosoleku juhi loal. Tavapäraselt on osalejatel juba eelnevalt võimalus tutvuda koosoleku agendaga ja välja pakkuda millal ja kui kaua tema osalus on soovitatav.
Koosolekujuht peab kontrolli koosoleku üle. Kui mõne teema käsitlemisel puhkeb vaidlus või sõnasõda, peatab juht arutelu, laseb mõlemal osapoolel argumenteerida ning küsib kompromisse praeguseks lahenduseks, säästmaks osalejaid piinlikkusest. Peab meeles pidama, et igal koosolekul peab olema üks inimene, kellel on veto õigus arutelu peatada.
Mängureeglid on kõigil samad. Iga osaleja võtab koosolekule kaasa märkmepaberit ja kirjutusvahendid. Osaleja teeb vajadusel märkmeid, kuid väldib niisama sodimist siis kui teised osalejad arutavad või informeerivad koosolekut. Mobiilid pannakse vaiksele režiimile ning osalejad on eelnevalt võimaluse piirides informeerinud teisi hõivatud ajaperioodist. Osalejad ei räägi üksteisele vahele vaid annavad käeviipega märku soovist sõna saada. Iga kõneleja hoiab oma jutu võimalikult lühikese ja informatiivsena. Koosoleku märksõnaks on austus teiste osalejate suhtes ja vastutus agenda suhtes.