Kuhu kõik sekretärid jäid, mis neist küll on saanud?

Trigon Capitali vastuvõtusekretär Kristina Sema ei usu, et sekretäritöö päris ära kaoks või näiteks robotid sekretärid niipea välja vahetaks.

FOTO: Liis Treimann

Sekretärid, juhiabid ja assistendid on läbi aegade olnud juhtide, aga ka teiste kontoritöötajate head haldjad, tänu kellele ei pea vaevama oma pead pisiasjade ja korralduslike küsimustega. Kirjavahetuse ja dokumendihalduse digitaliseerimise ning majanduskriisijärgse kokkuhoiupoliitika tulemusena on aga ettevõtetes neid häid haldjaid vähem kui iial enne.

Peaaegu kõik ettevõtted, kelle poole küsimusega pöördusime, kinnitasid, et kriisieelsel ajal oli neil sekretäre tööl rohkem kui praegu – seda isegi hoolimata asjaolust, et sageli oli üldine ettevõtte töötajate arv suurenenud.

Näiteks Elionis töötas 2008. aastal terve ettevõtte peale 14 sekretäri, nüüdseks on neid alles  kaheksa. Samas kogu töötajate arv on selle ajaga tõusnud 1300-lt 1600-le. «Sekretäride ametikohtade arvu langus on toimunud järk-järgult ja töid ümber korraldades,» ütles Elioni avalike suhete juht Annelis Rum.

Eesti Energias on pressiesindaja Eliis Venniku sõnul assistente väga erinevaid ja osas töölõikudes on neid jäänud vähemaks, teistes juurde tulnud, kuid koguarvuna on pigem toimunud siiski vähenemine.

Swedbanki pressiesindaja Mart Siilivase sõnul on neilgi sekretäride arv aastatega vähenenud ning seda, nagu teisteski valdkondades, ikka efektiivsuse otsimise, väärtust mitteloovate tegevuste lõpetamise ja tööprotsesse hõlbustavate tehniliste vahendite kasutamise pärast.

Vajaduse vähenemist sekretäride järele on tunnetanud ka virtuaalkontori teenust, sealhulgas osalise tööajaga sekretäriteenust, pakkuv ettevõte 1Office. Tegevjuht Grete Janson ütles, et majanduslanguse ajal alustasid paljud inimesed oma ettevõttega ning tekkis juurde rohkelt väikseid firmasid, kellel ei ole arukas palgata endale eraldi sekretäri.

«Seetõttu on ka meie teenuse maht järjest kasvanud ning vajadus osalise koormusega sekretäri järele on suurenenud,» rääkis Janson. «Konkurentsis püsimiseks on väga oluline koht kulude kokkuhoiul, seega otsib järjest enam ettevõtteid viise, kuidas oma kulusid alla viia.»

Eesti Juhi Abi Ühingu asepresident ja Tallinna Tehnikaülikooli juhiabide bakalau­reuseõppekava projektijuht Sirje Orvet kinnitas, et sekretärid sattusid kriisi ajal ühena esimestest löögi alla. «Mul oli ka vanasti sekretär, nüüd enam ei ole. Ta oli esimene, kes koondati,» tunnistas Orvet. Tema hinnangul on see loomulik protsess ja tingitud üldisest organisatsioonide vajadusest kulusid kokku hoida: «Pead lendavad, ka sekretäride pead. Mis eriolukorras nemadki on.»

Orvet kirjeldas, kuidas sekretäride välimus ja arv on alati olnud eriti meesjuhtide jaoks teatud staatuse näitaja. «Ma olen tähtis nina ja mul on mitu sekretäri – üks toob kohvi, teine saiakesi ja kolmas teeb uksi-aknaid lahti. Selline priiskamine lõppes muidugi majanduskriisiga ära,» tõi Orvet näite.

Loomulikult pole sekretärid üldse maa pealt kadunud ja nii kaua, kui on olemas juhid, on Orveti sõnul vaja ka nende tegevust toetavaid assistente. Nüüd peavad lihtsalt tööle jäänud abid ära tegema mitme inimese töö. Tõsi, samas on tehnoloogia ka mõned ülesanded assistentide õlult ära võtnud.

Elioni avalike suhete juht Annelis Rum kirjeldab, et kui viis aastat tagasi oli sekretäride töö piltlikult öeldes paberikuhjaga mööda maja jooksmine  ja kohvi pakkumine, siis praegu on kogu allkirjastamine digitaalne ning kohvi saavad inimesed ise masinast kätte.

Trigon Capitali vastuvõtusekretäri Kristina Sema sõnul ei ole nende ettevõttes sekretäridel ja assistentidel tööpuudust. Sekretäre on Trigonis kokku neli. Tema ülesanneteks on vastuvõtusekretärina lisaks muudele kohustustele ka külalistega tegelemine.

«Sekretär on terve organisatsiooni lüli. Tema on see, kelle juurde esimesena probleemide korral pöördutakse, kes alati aitab esimesel võimalusel, naeratus näol,» kirjeldas Sema. «Leian, et väga oluline on inimestele hommikul tööle saabudes naeratada ja tekitada sellega lootust, et tuleb tore päev.»

Sirje Orveti sõnul on praegune sekretärielu olelusvõitlus. «Nagu mets – kiduramad jäävad kängu ja mädanevad lõpuks sinna ära. Ellujäämiseks tuleb ronida ja ronida,» rääkis Orvet. «Tuleb pürgida karjääriredelil edasi, aga see ei juhtu niisama ilusate silmade ja sirgete jalgade eest, vaid siis, kui kogu aeg õpid ja ennast täiendad, kuni muutudki asendamatuks.»

Tagasi üles