OKIA asutaja ja Eesti üks kogenumaid veebi-professionaale Kaupo Kalda kirjutab oma ettevõtte blogis sellest, mida ei tasuks kliendikirja lisada. «Hoolige oma klientidest kui inimestest,» kirjutab Kalda.
Millist kolme viga vältida kliendikirja kirjutamisel
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Hetk tagasi sain arve, mille kaaskiri algab sisuliselt ähvardustega, mis kõik mind ootab, kui ma kuskil eksin:
«Tere!
Saadame Teile arve osutatud jäätmekäitlusteenuste eest. Maksmisel palume sisestada viitenumber õigesti. Valesti sisestatud viitenumbri korral võib automaatsüsteem lugeda Teie arve mittetasutuks ning algatada võlahaldusmenetluse.»
Ja nagu sellest vähe oleks, on allpool veel viide sellele, et nad ei taha minust midagi kuulda:
«NB! See e-kiri on automaatselt genereeritud ning sellele ei vastata.»
Iga samm ja iga sõna võib olla see, mida klient märkab ja talle võib see korda minna. Okei, prügiteenuse puhul on «rõõm», et ega ma ju operaatorit valida saa, aga siiski – jäägem suhtlemisel inimesteks, hoolime oma klientidest kui inimestest ja kuvandist. Ma pole sellele firmale iial midagi võlgu jäänud, aga see kiri mõjub mulle ründava ja ebaviisakana.
Lisaks on soovitus püüda kirjutada võimalikult kompaktselt, sisutihedalt. Inimene ei ava oma meilboksi selle mõttega, et lugeda oma kirju kui ilukirjandust. Ta vaatab meili lihtsalt, et kas on tulnud midagi olulist. See ei puuduta konkreetset näidist, aga jääb aeg-ajalt ikka silma. Seda enam, kui saadav kiri on plokkidesse jaotamata, kõik on ühtlane massiiv, üks lause kordab eelmise mõtet ja näeb üldse välja samasugune, nagu kõik eelmised. Ma pigem ei viitsigi süveneda. Kõik see kehtib ka paberkirjade kohta.
Teine tähelepanek, mis on uudiskirjades väga levinud: on komme alustada kirja «Kui te näete seda kirja moonutatult…», mida ma näen meilboksi kirjalistis esimesena. Me oleme ise ka sedasi teinud. Kah nagu pole õige emotsioon, mis. Mingi moonutatud jama. Aga mis oleks, kui paneks selle lingi nimeks «Loe seda kirja veebis»?
Pildid on hea mõte, kui neil on mõte ja läbimõeldud kasutus. Ma olen seda päris mitu korda juba esile toonud – erinevate mõõtmiste andmetel 50-70 protsenti inimesi ei lae oma kirjades pilte. Seega – vaata oma kiri kriitilise pilguga üle nii, et pildid pole laetud. Lülita piltide laadimine välja ja vaata oma kirja. Kas sõnum jõudis kohale? Kirja saab vajadusel piltidega versioonis veidi huvitavamaks kujundada ka taustatoonidega. Küll ja küll olen saanud kirju, kus kogu sõnum on pildis, pilt pole laetud ja ainus, mida ma näen, on särav kiri sinise lingiga «Kui soovid uudiskirjast loobuda, kliki siia». Tekibki kiusatus seda teha.