Paljud meist on käinud koosolekutel, millel justkui puudub sisu ja eesmärk ning millelt lahkutakse tundega, et «sai jälle jupp aega ära raisatud». Ajaplaneerimise koolitaja Kristjan Otsmann jagas konverentsil Koolitus 2013 nippe, et nii ei juhtuks.
Lõpp mõttetule ajaraiskamisele ehk nipid koosolekute paremaks korraldamiseks
29. jaanuar 2013, 16:47
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Õnnestunud koosolek algab ettevalmistusest. Otsmanni sõnul on oluline esmalt endalt küsida, kas koosolek on üldse kõige parem moodus eesmärgi saavutamiseks. Kutsu koosolekule optimaalne arv inimesi ehk neid oleks kohal nii vähe kui võimalik ja nii palju kui otsustamiseks vajalik. Mõtle, mida sa teed siis, kui koosoleku käigus ilmneb konflikt – ehk on mõttekas tüliküsimused potentsiaalsete tülitsejatega läbi arutada. Koosoleku õnnestumise seisukohas on ka oluline, et millal seda pidada. Otsmanni sõnul parima aeg on umbes 11 ajal teisipäeval, kolmapäeval või neljapäeval.
Mõnda tüüpi koosolekute puhul on mõttekas sellel osalejatele saata materjalid ette. Materjali puhul on oluline pakend, et inimesed selle ka läbi loeksid. Meili lõpus ja alguses rõhutada, mida koosolekul arutama hakata, sest inimesed ei loe meilide keskpaika.
Vormi- ja ruumiküsimus. Igapäevast koosolekut pole mõtet pidada kauem kui umbes 5 minutit, seevastu igakuise strateegiakoosoleku pikkuseks tasub arvestada 2-4 tundi. Otsmann soovitab jagada koosolekud nelja formaati: igapäevased nn 5 minutilised püstijala koosolekud, kus kohalolek tähtis ja räägitakse vaid tänastest asjadest; iganädalased taktikakoosolekud, mis kestavad 45-90 minutit; igakuised strateegiakoosolekud, mis võtavad aega 2-4 tundi, eeldavad põhjalikku ettevalmistus ning käsitluse alla tuleb 1-2 teemat ja igakvartaalsed koosolekud, mis võivad võtta ka terve päeva ja toimuda hoopis majast väljas. «Igapäevaseid koosolekuid on mõtet pidada püstijalu, sest siis ei jää need venima, vaid kulgevalt tempokalt,» ütleb Otsmann.
Koosoleku ruum peab mõistagi olema mugav koosoleku pidamiseks, seal peab olema õhku ja optimaalne temperatuur ning abivahendid peavad töötama. «Kui tahate koosolekul osalejatega koosmeelele jõuda, istuge samale poole lauda,» soovitab Otsmann.
Ei mingit uimerdamist koosoleku alguses! Koosoleku algus on oluline ja koosoleku läbiviija peab suutma teisi inimesi kaasata ja üllatada. Alustage koosolekuga täpselt ning hilinejaid ärge tagantjärele briifige. «Prääksuga kükid ning trahvisüsteemid ei paranda hilinejaid,» ütleb Otsmann. Ta räägib loo oma praktikast, kus kord keerati koosolekuruumi uks seestpoolt lukku ning üks hilineja oli ukse taga päris hädas – küll ta koputas, üritas seesolijatele helistada, kuid sisse teda ei lastud. Rohkem pole see inimene teadaolevalt koosolekutele hilinenud.
Ohja emotsioone ja hoia formaati. Ära valgu laiali. Kui olukord jookseb kinni ning emotsioonid löövad üle pea, siis peegelda inimeste mõtteid. Kui juba enne koosolekut on teada, et seal võib kiskuda tüliks, siis tasub juba eelnevalt osapooltega suhelda ja uurida nende seisukohti.
Otsustamine. Variandid on kas lähtuda enamuse arvamusest, püüda saavutada kompromiss või konsensus.
Otsustatu pane kirja. Protokolli koosolekut.
Püsi ajapiirides. Kui koosolek kipub ületama ettenähtud ajapiiri, soovitab Otsmann hääletada selle jätkamise üle.