Kuidas tarkvara saab aidata ettevõtet juhtida

Maigi Peeduli Foto: Erakogu

Konsultatsioonifirma Infovara juht Maigi Peeduli kirjutab, kui oluline on juhtimisotsuste juures analüüs ja tervikliku infopildi olemasolu ning mis kasu ettevõte saaks spetsiaalsest tarkvarast.

Suurettevõtetes tegeleb igapäevaselt erineva info otsimise, aruannete koostamise ja analüüsiga keskmiselt 3,8 inimest, kulutades selleks ligi 25 protsenti oma tööajast, selgus Infovara poolt läbiviidud uuringust. Need inimesed on tipp- ja keskastme juhid ning kõrge kvalifikatsiooniga spetsialistid, seega on juhtimisinfo töötlemise hind suurettevõttes keskmise juhi ametipalk. Paraku tegelevad nad aga 80protsenti sellest ajast info otsimisega ja sisuliseks, otsuste vastuvõtmisel abiks olevaks analüüsiks jääb vähe aega.

Valede otsuste hind kallineb

AS Ragn-Sells administratiivjuht Argo Rannamets tõi kevadel toimunud Äripäeva seminaril «Kuidas andmed panna kasu teenima?»  välja viis olulist faktorit, mis mõjutavad juhtimisinfo otsimisele ja töötlemisele kuluvat aega. Järjest tihenev konkurents ja kasvuvajadus sunnib ettevõtete juhte planeerima igal aastal kõike rohkem: suuremat käivet, kõrgemat kasumit, rohkem kliente. Sama soov on aga kõigil turuosalistel ning edu tagamiseks on vaja teha midagi konkurentidest paremini. Vaja on läbimõeldumat ja kiiremat tegutsemist, mis nõuab ka kaalutletumaid ja kiiremaid otsuseid. See seab otsuste kvaliteedi surve alla, kuna otsuste kaalumiseks ja vastuvõtmiseks on järjest vähem aega, samas on vale otsuse hind kallim.

Informatsiooni ja otsustajate hulk suureneb

Koos tiheneva konkurentsiga kasvab ka informatsiooni hulk, mis vajab läbitöötamist ja reageerimist. Erinevate allikate väitel kahekordistub otsustamisel kasutatava info hulk iga 2-3 aastaga. Ka info allikaid on järjest enam ning formaat erinev, lisaks numbrilistele andmetele ettevõtte majandus- ja spetsiaaltarkvaradest ja andmebaasidest on ka tekstiline ja mittestruktureeritud info sotsiaalvõrgustikest, arvamusuuringutest või kliendiküsitlustest. Erinevatest allikatest kokkupandud info viimine ühtsesse, ülevaadet ja koos analüüsimist võimaldavasse formaati on komplitseeritud ja aeganõudev. Samal ajal on organisatsioonides suund detsentraliseerimise poole ning ka otsustajate hulk suureneb. Otsuste vastuvõtmiseks vajaliku infoga peab olema varustatud mitte ainult tippjuhtkond, vaid iga valdkonna juhid ja spetsialistid. Kogu ettevõtte edukus sõltub sellest, kui kvaliteetseid otsuseid võetakse vastu igal tasemel – keti tugevus oleneb ju sellest, kui tugev on kõige nõrgem lüli.

Analüütikud jääb vähemaks ja otsustusprotsess muutub keerukamaks

Informatsiooni mahu kasvades suureneb vajadus panustada järjest enam aega info kogumisele, töötlemisele ja otsuste ettevalmistamisele. Seni on see roll suurtes ettevõtetes olnud analüütikute kanda: juht selgitab analüütikule, millist infot ta vajab ning analüütik teeb n.ö. musta töö andmete kogumisest kuni järelduste esitlemiseni. Tihti selgub aga tulemuse esitlemisel, et üht-teist on vaja veel arvesse võtta või tulemuste taustsüsteemi uurida ja lisaandmeid hankida. Need tegevused võtavad aega, otsustamine venib, kuid konkurents surub tagant ja protsessi on vaja lühendada. Kuigi suureneva infomahu läbitöötamiseks ja analüüsitud otsuste vastuvõtmiseks võiks eeldada analüütikute hulga suurenemist, siis praktika väljendab vastupidist liikumist. Analüütikute hulk pigem väheneb ning osa seni neile delegeeritud tööst liigub tagasi otsustajatele. Tiheneva konkurentsi, suureneva infohulga ja ajapressingu tingimustes on otsuste vastuvõtmise protsess järjest keerulisem, see seab ka informatsiooni hankimisele ja töötlemisele uued nõuded.

Staatilistest aruannetest ei piisa

Juhtimise infosüsteemi ülesanne on anda ülevaade sellest, mis toimub täna ning näidata, kuidas me oleme tänaste tulemusteni jõudnud ja mida peaksime tegema homsete eesmärkide saavutamiseks. Enam ei piisa staatilistest ja ettedefineeritud aruannetest, tulgu need spetsiaalselt ettevõttele kohandatud majandustarkvarast või käsitsi koostatud tabelitest. Need ei arvesta taustsüsteemiga ega võimalda näha numbrite taha – miks üks või teine tulemus tekkis, rääkimata ettevõttest väljaspool oleva infoga arvestamisest. Vaja on lahendusi, mis koguks kokku ja seostaks info paljudest erinevatest allikatest, võimaldab tulemusi esitada visuaalselt arusaadavalt ning leiab olulise info üles lihtsalt ja kiirelt. Nutikad lahendused näitavad vastuseid mitte ainult edastatud päringute kohta, vaid toovad välja ka need andmed, mida ei küsitud. Näiteks tehes kuu müügikokkuvõtet klientide lõikes, visualiseeritakse lisaks sel kuul ostu sooritanud klientidele ka need, kes on ostnud eelmistel kuudel aga sellel konkreetsel kuul mitte. Mõnikord võib selline info olla palju olulisem, kui algne küsimus ise. Tehnoloogilised lahendused analüüsitarkvarade näol on juba ammu olemas, kuid nende kasutuselevõtt ettevõtetes on sageli jäänud väheste teadmiste ja iganenud arusaamade taha. Kui majandustarkvara kasutamine suurettevõtetes on iseenesestmõistetav, siis analüüsitarkvara kasutab täna vaid 7protsenti ettevõtetest.

Analüüsitarkvara annab iseseisvuse

Analüüsitarkvara peab olema kiirelt juurutatav ja lihtsalt, ilma eriliste IT teadmisteta kasutatav. Aga see peab olema ka piisava ulatusega - hõlmama infot ettevõtte kõigist protsessidest alates tarneahelast kuni järelteeninduseni ka siis, kui mõne konkreetse protsessi, näiteks logistika või tootmise juhtimiseks kasutatakse spetsiaaltarkvarasid. Kui reeglina on erinevatest allikatest pärit andmete kokkuviimine aeganõudev ja keerukas, siis analüüsitarkvara puhul käib see paari hiireklikiga. Analüüsisüsteem peab olema piisava sügavusega – võimaldama näha üldpilti, aga samas ka süüvimist detailidesse, kasvõi ükskiku kandeni välja. Kui näiteks juuni kuu käive langes, siis peaks olema koheselt võimalik vaadata, kas langes tehingute arv, tehingute maht, jäi kliente vähemaks või milline tootejuht müüs vähem ja millises piirkonnas, või olid hoopis tarneaugud, jne jne. Samatähtis on ka infovoo õigeaegsus ja katkematus – otsustajad peavad saama olulise info kätte just siis kui seda vaja ja kus seda vaja – olgu nad kliendivisiidil naabertänavas või juhatuse nõupidamisel teises riigis – olulistele küsimustele peab saama vastuse kohe. Iga katkestus või ootamine nõuab topeltenergiat ja aega, et uuesti süüvida. See tähendab, et otsustajatel peab olema iseseisvus infoga töötamisel, oodata ettemääratud aruannete muutmist või täiendavaid andmeid kellegi teise käest ei ole täna enam lihtsalt konkurentsivõimeline.