Ekspert soovitab: kuidas alustava ettevõtjana kulusid kokku hoida?

Office 365 Pilvekontori terviklahendusega pääsed tööfailidele ligi igalt poolt. Nii võid tööasjadel silma peal hoida kusiganes. Foto: Elisa

Ettevõtet luues tekib paratamatult palju kulutusi, millega esmapilgul ei pruugita arvestada. Kui kulutused ei ole detailideni läbi mõeldud, võib näiteks side- ja tarkvarateenuste kasutusele võtmine tarbetult kalliks osutuda. Kuidas seda vältida? Üks võimalusi on kasutada Office 365 Pilvekontor terviklahendust. 

Suurte investeeringute asemel madalad püsikulud algusest peale

Äriklassi e-postiteenuse ja nimelise domeeni loomine või näiteks  kulukad kontoritarkvara programmid (nt Excel, Word) ja litsentsitasud moodustavad alustava ettevõtte eelarvest märkimisväärse osa. Ometi on need alustavale ettevõttele elutähtsad komponendid firma rajamisel. Et kulutusi vähendada, on heaks alternatiiviks pilveteenuste kasutusele võtmine. Office 365 Pilvekontor teenust kasutades ei pea soetama kallist serverit või igal aastal litsentse uuendama. Alati on tagatud viimane versioon Office’i programmidest. Teisisõnu ei ole firma algusteel, kus eelarve on limiteeritud, vaja investeerida suuri summasid.

Alustav äri on üldjuhul ka kasvav. Sellega kaasneb  tiimi liikmete arv suurenemine ja ka rollid ei pruugi veel olla täpselt jaotatud. Lisaks ei nõua kõik ametiprofiilid enamasti samu tarkvaralahendusi. Pilvekontoriga saab igale tiimiliikmele sobiva lahenduse valida, vältimaks olukorda, et makstakse litsentside eest, mida töötaja ei pruugi kasutadagi. Lisaks on igal tiimiliikmel hea ülevaade käimasolevast tööprotsessist.

Seega on alustaval ettevõttel kindlasti mõistlikum valida madala püsikuluga teenus, mis aitab vältida suuri väljaminekuid ning ettenägelikumalt prognoosida püsikulusid. Teisisõnu võib hinnanguliselt säästa aastas sadu või isegi tuhandeid eurosid. Kui palju pilveteenuse kasutamisega võib kokku hoida, saab testida lihtsa arvutuse teel.

Töö efektiivsus protsesside rajamisel

Pilveruumi kasutamine tõstab töö efektiivsust ja annab tegutsemisvabaduse. Terviklahenduse kasutuselevõtuga ei pea pakkujatelt erinevaid teenuseid ükshaaval sisse ostma. See annab võimaluse keskenduda äriprotsesside ülesehitamisele, samuti jääb kliendibaasi loomisele ja nendega suhtlemisele rohkem aega.

Kaugtöötamine

Paljud alustavad ettevõtted on liikuva töökorraldusega ning töötajad võivad paikneda isegi eri riikides. Tihti ei ole veel loodud ka oma kontorit ning tiimiliikmed töötavad erinevates paikades. See nõuab aga pidevat ringi liikumist või ka rahvusvahelisi tööreise. Eelduseks on sellisel juhul failidele ligipääsemine igalt poolt ning vajadust jagada suuremahulisi faile. 1 TB pilvesalvestusruum kasutaja kohta mahutab ka suuremad failid ja jätab ruumi varukoopiateks. Seetõttu ei ole vaja saata faile eraldi erinevate failiedastusprogrammidega. Failidele ligipääsetavus on kindlasti üks peamisi eeliseid, miks pilveteenuste kasutuselevõttu kaaluda. Vajalikkust näitavad ka uuringud. Näiteks Elisa 2016. aastal Eesti ettevõtete seas läbi viidud uuringu järgi soovib 61% faili- ja meiliserverile ligipääsu kontorist eemalt.*

Tasub mõelda ka sellele, et tihe välismaal viibimine võib kuludena kaasa tuua ka suuremad kõne- ja mobiilse interneti arved. Siinkohal võib tervikteenus taaskord aidata kulusid optimeerida. Näiteks Office 365 Pilvekontor tervikpaketis on igas kalendrikuus 60 roaming-kõneminutit, mida saab lisatasuta kasutada väljahelistamiseks ja kõnede vastuvõtmiseks Euroopa Liidus reisides. 

Office 365 Pilvekontori terviklahenduse kasutuselevõtt annab võimaluse keskenduda äriprotsesside ülesehitamisele, samuti jääb klientidega suhtlemisele rohkem aega. Foto: Elisa

Turvalisus on võtmeküsimus

Ettevõtet rajades tuleks kohe mõelda ka turvalisuse küsimusele: kus ja kuidas hoiustada delikaatseid töödokumente ja –materjale, klientide andmeid jms. Pilveteenus on turvaline lahendus andmete säilitamiseks. Näiteks Office 365 Pilvekontor teenusega tagatakse klientide andmete säilimine mitmes ELi liikmesriigis ning rahvusvaheliselt sertifitseeritud kõrgeimate turvalisustasemega andmekeskustes. Nii maandatakse failide ja kontaktide kadumise riske, juhul kui arvuti läheb katki või telefon kaob ära. Alustava firma jaoks on iga klient ülioluline, seega ei saa turvalisuse küsimust tähelepanuta jätta.

Uuri lähemalt, kuidas Office 365 Pilvekontor terviklahendus saab Sinu ettevõttele kasulik olla: www.elisa.ee/pilvekontor.

* Allikas: Elisa 2016. aasta uuring Eesti ettevõtete seas, 200 vastajat üle kogu Eesti.

Pea meeles: - Kaardista võimalikud kulud, mis ettevõtte alustamisega tekkida võivad - Office 365 Pilvekontor terviklahendus aitab säästa rohkem kui erinevate teenusepakkujate pakettide kombineerimine - Pilveteenuse kasutamine aitab tõsta tööefektiivsust ja sellega ka aega ning kulusid kokku hoida