Ettevõtte konkurentsivõime tõstmiseks on oluline ettevõtte tööprotsesse kaasajastada. Üha suurema tähtsusega on infotehnoloogia kaasamine tööprotsessidesse, mis võimaldab protsesse automatiseerida ning nendega seotud kulusid optimeerida. Ettevõtetevahelise arvelduse efektiivsust on võimalik tõsta, kasutades e-arveid ehk arveid, mis on masinloetavad ning automaatselt menetletavad.
Euroopa Liidu tasandil on võetud selge suund üleminekuks e-arvetele riigihangetes hiljemalt 2018. aasta sügiseks. Eestis peavad 2016. aasta teisest poolest kõik avaliku sektori asutused e-arvete vastuvõtmiseks valmis olema. 2017. aasta esimeses pooles on erasektor kohustatud saatma avalikule sektorile ainult e-arveid. Seetõttu on ettevõtted, kes seni pole e-arvete kasutamist vajalikuks pidanud, sunnitud otsima lahendusi, mis võimaldaksid neil müügiarveid e-arvetena väljastada.
Ettevõtetel on e-arvete vastuvõtmiseks ja saatmiseks mitu võimalust: osta sisse teenus e‑arve operaatorilt, arendada automatiseeritud lahendus ise (nt majandustarkvara juurde) või kasutada Registrite ja Infosüsteemide Keskuse pakutavat veebipõhist keskkonda e-arveldaja (piiratud mahus tasuta e-arvete saatmise võimalus, suunatud mikro- ja väikeettevõtetele). Eestis on enim levinud meetmeks e-arve operaatorite (Omniva, OpusCapita Telema) teenuste kasutamine, mis võimaldavad arveid saata ja vastu võtta majandustarkvarast läbi operaatori pakutava keskkonna. E-arve operaatorid pakuvad ka teenust PDF-formaadis olevate arvete digitaliseerimiseks. See tähendab, et kõik PDF-formaadis arved muudetakse e-arveteks ehk kõik arvel olevad andmed digiteeritakse süsteemi poolt ning neid pole vaja käsitsi sisestada.
E-arve süsteemi kasutamine võimaldab muuta arvete menetlemist ja haldust efektiivsemaks mitmel moel:
Olles osalenud ühes ettevõttes e-arve süsteemi kasutamisele võtmisel, pean peamiseks väljakutseks e-arve lahenduse juurutamisel kõikide osapoolte (raamatupidamine, IT, arvete kinnitajad) kaasamist projekti. Samuti tuleb rõhku panna töötajate koolitamisele ning vajadusel tööprotsesside muutmisele. Esialgu võib olla rahaline kulu ettevõtte jaoks suurem kui paberarvete menetlemisel, kuid pikemas perspektiivis peaksid e-arvete kasutamisel vähenema tööjõu-, paberi- ja muud paberarvete menetlemiseks vajaminevad kulud.
Suureks kasuteguriks on ajalisest faktorist tulenev kokkuhoid arvete ülevaatajate, kinnitajate ja raamatupidajate jaoks. Olles võrrelnud ostuarvetele (180 arvet kuus) kuluvat aega nii paber- kui e-arvetena menetlemisel, kulus e-ostuarvete majandustarkvarasse sisestamiseks tänu PDF-arvetelt andmete digitaliseerimise teenuse kasutamisele ning protsesside automatiseerimisele 38% vähem aega kui manuaalsel sisestamisel. Automatiseerimise tulemusena vähenesid ka andmete sisestusvigade maht ning maksetähtaja ületanud arvete arv, mis paberkujul võisid kinnitusringis ripakile jääda.
Laialdaseks e-arvete kasutuselevõtuks on kooskõlastamisel ka raamatupidamise seaduse muutmise digipöörde eelnõu, mille heakskiitmine Riigikogu poolt peaks toimuma alanud aasta juunikuus. Seadusemuudatus täpsustab mitmeid e-arvete kasutamisel olulisi mõisteid, nagu näiteks „kinnitusmärge“, mille definitsiooni kohaselt ei pea algdokument enam sisaldama (digi)allkirja, kui kinnitus antakse dokumendi menetlemiseks ette nähtud elektroonilises keskkonnas ning võimalik on tuvastada kinnituse andjat ja andmise aega ning välistatud on võimalus teha tuvastamatult algdokumendis muudatusi. Eelnõu kohaselt vähenevad ka raamatupidamise algdokumendi ja kirjendi rekvisiitide kohustuslikud andmed.
On kindel, et e-arvete osakaal järjest tõuseb ja tänu riigipoolsetele ettevõtmistele hoogustub see Eestis tõenäoliselt veelgi. Ettevõtte jaoks võimaldab e-arvete kasutamine arvete menetlemise protseduure arve vastuvõtmisest kuni selle tasumiseni oluliselt kiirendada. Lisaks annab e-arvete kasutamine trüki- ja postikulude vähenemise näol oma panuse ka keskkonna säästmisesse.
Autor: Kadri Malve, EY raamatupidamisosakonna konsultant