Eesti juhid räägivad väga palju efektiivsuse tõstmisest ja sellesse investeerimisest. Infovara juhtivkonsultant Andres Kukke kirjutab ettevõtte blogis, et tegema peaks mitte rohkem, vaid mõjusamalt.
Soovitused, kuidas teha asju mitte rohkem, vaid mõjusamalt
Juhime tähelepanu, et artikkel on rohkem kui viis aastat vana ning kuulub meie arhiivi. Ajakirjandusväljaanne ei uuenda arhiivide sisu, seega võib olla vajalik tutvuda ka uuemate allikatega.
Soov ja vajadus teha asju paremini tundub olevat põhiline motivaator ettevõtete investeeringute planeerimisel. PricewaterhouseCoopers’ ülemaailmse iga-aastase juhtide uuringu (PwC Global CEO Survey 2012) raames Eesti juhtide seas tehtud küsitlus näitas, et kõige suuremaid investeeringuid plaanivad juhid eeloleval 12 kuul just oma tegevustõhususe ehk efektiivsuse suurendamisesse. Sõnad nagu «suurendamine», «vähendamine» , «parendamine» on mitmeti tõlgendatavad ja laialivalguvad mõisted. Tulenevalt oma erialast, milleks on ettevõtetes juhtimise infosüsteemide loomine ja juurutamine, usun, et tegevustõhususe suurendamine ei tähenda, et midagi tuleb teha rohkem, vaid pigem seda, et tööd tuleb teha nutikamalt. Olukorras, kus turg oluliselt ei kasva, tuleb fokuseerida oma tegevuse mõju suurendamisele, mitte rohkem tegemisele. Sama mõtet kannab ka ingliskeelse sõna otsetõlge – effectivness ei tähenda mitte efektiivsust, mis on sama ümmargune sõna nagu «õnn», vaid just mõjusust.
Kuidas olla mõjusam?
Suur küsimus juhtidele seisneb selles, kuidas olla organisatsioonina mõjusam. Üheks kindlaks rohuks on oma tegevuse fokuseerimine. See nõuab otsuseid, mis toovad kaasa muudatusi ettevõttes. Muuta ning mõjutada saab omakorda aga ainult seda, mida mõõdad. Järelikult selleks, et suurendada tegevustõhusust (= olla nutikam) on vaja esiteks mõõta ettevõtte toimivust ning vastavalt sellele teha otsuseid. Kõlab lihtsalt, kuid nende kahe poole – mõõda ja otsusta - kokkupanemine praktikas nii lihtne polegi.
Teoorias peaks mõõtmisahel välja nägema nii, et kõigepealt mõõdad, seejärel mõtestad mõõdetu (analüüsid, visualiseerid, järeldad ning kommunikeerid ) ning alles siis otsustad, kas ja kuidas on vaja järgnevaid tegevusi teha. Praktikas tihti esimest kahte punkti kas eiratakse või ei läbita täielikult, mille tulemuseks on otsustamine ülepeakaela ja kõhtutundel ning sellest tulenevad valed juhtimisotsused.
7 lihtsat soovitust
Siin on 7 lihtsat soovitust mõjusamaks mõõtmiseks ning mõõtmistulemuste mõtestamiseks:
- Mõõda seda, millel on side igapäevase tegevusega, mitte ainult seda, mida on lihtne mõõta (nt. finantsnumbreid). Näiteks lisaks käibele mõõda ka uute klientide juurdetulekut ja klientide lahkumist jms.
- Mõõdetud tulemuste kohta esita erinevaid küsimusi, mis avaksid mõõdiku tausta. Näiteks kui käive on suurenenud, siis kas see tuleb kliente arvu või tooteportfelli suurenemisest või kliendid ostsid tihedamalt või suurenes nende ostukorv. Viimast omakorda saab uurida, kas suurenes toodete arv või hind. See toetab üldpilti detailidega ning aitab aru saada numbrite sisust.
- Uuri äärmusi ja püüa aru saada, kas tegu on erandi või reegliga Näiteks – milline on suurim ost, suurim tagastus või pikim tarneaeg, kas tehtud allahindlused ja kogused on korrelatsioonis jne. Siit omakorda saad teha järelduse, kas on vaja ette võtta korrigeerivaid tegevusi.
- Visualiseeri numbrid ja pane ettevõttes üles ekraan, kus olulised mõõdikud ja tulemused on jooksvalt näha. Nii saavutad olukorra, kus numbritest hakatakse rohkem rääkima. Kujutle olukorda, kui juba täna oleks sinu koosolekuruumis telekas, mis näitaks jooksvalt pilti tellimuste tarnekindlusest. See võib mõjutada töötulemusi.
- Ära küsi numbritele tähendust ainult analüütikult või finantsjuhilt, visualiseeri numbrid arusaadavalt ja küsi koosolekul arvamust suuremalt hulgalt inimestelt. Vastupidiselt muule materjalile on infol see omadus, et kasutamisel ja jagamisel selle tähendus laieneb ning osakaal suureneb, mitte ei kulu ära.
- Kasuta otsustamisel Pareto reeglit, mis on väga võimas tööriist mõjususe hindamisel. Kui oled otsust tegemas siis mõtle, kas sinu vaadeldav valdkond on suures plaanis oluliste valdkondade hulgas või on selle mõjusus alla 1 protsenti.
- Püüa mõõta mitte ainult seda, mis juhtus, vaid ka seda, mis jäi juhtumata. Näiteks genereeri aruanne nimega «saamata jäänud käive» ja kogu sinna kokku erinevates valdkondades mitteedukad juhtumid – pakkumised, millele ei saanud tagasisidet, tagastused, kreeditarved, tööaeg, mis kulus IT süsteemide tõrkumisele kuni trahvideni välja. See lihtne, kuid harva tehtav samm annab väga selge pildi parandamist vajavatest tegevusaladest.
Need on 7 lihtsat tegevust, mis on eelduseks ettevõtte tegevustõhususe tõstmisele. Nagu öeldud – muuta saab ainult seda, mida mõõdad. Protsessi raskus on kokkuvõtvalt selles, et numbrite kokkukorjamisele peab järgnema ka nende visualiseerimine, lahtimõtestamine ning järelduste tegemine. Kui me kogu ahelat ei läbi, siis piltlikult öeldes loodame suurt viljasaaki põllult, mille oleme välja valinud ja vahest ka lahti kündnud, kuid seemne oleme külvamata jätnud.
Nagu paljudel muudelgi tegevusaladel, peab selleks tööks kasutama ka spetsiaalsed tarkvaralisi tööriistu, sest ilma selleta kulub kogu aur andmete kokkupanemisele ja mõtestamiseks ei jätku lihtsalt enam aega. Tulemuseks ongi vähene arusaam tegevuste mõjustusest, mis omakorda tekitab tunde, et meie ettevõtte efektiivsus võiks olla suurem.
Rääkides numbrite abil juhtimisest võib kinnitada, et see tegevus ise on ka mõõdetav. 2011 aastal Ameerikas MIT ülikooli poolt tehtud uuring kinnitab, et ettevõtted, kelle otsustused on faktipõhised, on 5-6 protsenti edukamad (lisainfo (http://papers.ssrn.com/, otsingusõna 1819486).